Zeitmanagement – 1 – Bedeutung

Zeitmanagement ist ein Prozess der Organisation und Planung der eigenen Zeit. Er enthält die Arbeitsaktivitäten und Routinen. Zeitmanagement ist daher eine Fähigkeit, die zur Verfügung stehende Zeit optimal nutzen. Fähigkeiten sind lernbar, d.h. niemand kann Zeitmanagement einfach, sondern man kann es sich mit verschiedenen Methoden aneignen.

Bei Zeitmanagement geht es nicht darum so viel wie möglich zu erledigen oder ständig beschäftigt zu sein, sondern produktiv, effizient und v.a. fokussiert, also zielführend, zu arbeiten. Oftmals macht man ganz viel und am Ende sieht man doch kein Ergebnis oder nicht so viel, wie die Energie, die man reingesteckt hat. Diese Arbeiten waren meist nicht zielführend ausgelegt. Mit unterschiedlichen Methoden kann man genau diesen Arbeitsschritt optimieren. Vielmehr soll ein gesetztes Ziel in einer vorgegebenen Zeit erreicht werden. Zeitmanagement bedeutet also eine optimale Zeitnutzung.

Ein größerer Arbeitseinsatz, mehr Zeit in eine Aufgabe zu investieren, bringt nicht automatisch ein besseres Ergebnis. Hierbei sollte das Motto lauten: „Work smart, not hard“. Daher kann es auch sinnvoll sein, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen, ob es eine bessere Methode gibt, in der man nicht nur beschäftigt, sondern auch produktiv ist. Viel zu arbeiten, also beschäftigt zu sein, heißt nicht zwangsläufig, dass dabei mehr oder bessere Ergebnisse erzielt werden. Oftmals ist es eine Methode das eigene Gewissen zu beruhigen (ich mache doch so viel), wenn man mit dem Ergebnis unzufrieden ist. Hier sollte man lieber das Ziel hinterfragen und den Weg dahin statt unnötige Zeit zu investieren, die keinen Mehrwert bringt.

Zeitmanagement bedeutet nicht Multitasking. Zu viele Sachen zeitgleich arbeiten sich schlechter ab, als viele einzelne Aufgaben fokussiert nacheinander mit wechselndem Fokus. Um eine Aufgabe sinnvoll zu erledigen benötigt es daher immer ein Ziel und einen Fokus auf das Ziel. Damit kann man Aufgaben gezielt nacheinander erledigen statt sie im Chaos zu parallelisieren. Das spart Zeit und Energie. Ebenso soll das Zeitmanagement helfen Aufgaben nicht vor sich her zu schieben, sondern diese rechtzeitig zu erledigen.

Womit verbringen wir den Tag über unsere Zeit? Womit vertrödeln wir diese auch manchmal, obwohl wir wissen, dass eine wichtige Aufgabe erledigt werden muss, eine Deadline näher rückt? Ist das, was ich gerade tue wichtig oder zielführend? Vielleicht merke ich auch gerade, dass ich meine Zeit vertrödele, statt eine wichtige Aufgabe zu erledigen. Vielleicht fange ich sogar an mich selbst dafür zu hassen, dass ich Zeit vergeude, statt etwas Schönes zu tun. All das kann in negativen Gedanken enden, in einer Abwärtsspirale: ich bin faul, ich bin unfähig, ich bin nutzlos. All diese negativen Gedanken nehmen dann wiederum Raum und Zeit ein. Wir verwenden viel Zeit darauf uns selbst zu hassen, was absolute Zeitvergeudung ist, da es nicht hilft. Zusätzlich hemmen uns diese Gedanken auf dem Weg zum Erfolg. In der gleichen Zeit könnte man Aufgaben erledigen und (kleine) Erfolge haben, positive Erfahrungen sammeln, die befriedigen und motivieren. Zeitmanagement beginnt damit auch mit der inneren Einstellung und im Kopf.

Zeitmanagement bedeutet Aufgaben anzupacken und damit auch die eigene Komfortzone zu verlassen. Wir müssen aus negativen Routinen und Gewohnheiten ausbrechen, die Prokrastination („Aufschieberitis“) beenden. Das kann ein sehr großes inneres Hindernis sein, aber Änderungen erfolgen immer in einer Bewegung, in einem Tun. Nichts zu tun oder nur darüber nachzudenken ändert nichts. Die eigene Komfortzone ist ein gleichbleibendes Niveau, nichts Neues. Neue Dinge auszuprobieren kann Angst machen, Druck oder Stress ausüben. Angst oftmals vor Versagen. Wer nichts Neues beginnt, kann dabei nicht versagen, aber derjenige wird seine Situation auch nicht ändern. Wir müssen also diese negativen Gedanken und Gefühle überwinden. Uns trauen etwas anzugehen – ergebnisoffen bleiben.

Zeitmanagement lässt sich auf alle Bereiche des Lebens anwenden: Arbeit, Familie, Partner, Haustier, Hobby, Hausarbeit, Mahlzeiten, Freizeit, Gesundheit, etc. Durch ein gutes Zeit- oder Selbstmanagement erzielt man bessere Leistung, eine höhere Produktivität und damit eine größere Effizienz. Zeitmanagement ist also nicht nur gut für die Arbeit, für Schulen und Studium, fürs Lernen oder dem Erledigen beruflicher Aufgaben. Es ist für das ganze Leben von Vorteil. Wendet man Methoden des Zeitmanagements regelmäßig an, werden sie zu Routinen oder Gewohnheiten im Alltag. Gewohnheiten lassen den Alltag besser strukturieren und angehen.

Ein Beispiel dafür ist z.B. eine Einkaufsliste. Wer direkt mitschreibt, was leer oder gebraucht wird, verliert keine Zeit vor oder während dem Einkauf zu überlegen, was fehlt. Ebenso vergisst man keine benötigten Dinge und muss im schlimmsten Fall nochmal los. Eine Liste zu führen ist eine Methode des Zeitmanagements.

Es sollte jetzt keine Zeit damit verschwendet werden, Tage oder Wochen über ein gutes Zeitmanagement zu reden, wie man Zeit am besten plant oder was Zeitmanagement ist. Es gibt viele Methoden, die im Folgenden vorgestellt werden. Dem einen liegt eine Methode besser als eine andere. Wichtig ist anfangen und ausprobieren. Wer zu lange plant, kommt nicht ins Tun und schiebt die eigentliche Erledigung der Aufgabe vor sich her. Man prokrastiniert („schiebt auf“). Manchmal muss man eine Methode oder ein Vorgehen auch nochmal anpassen, sobald man begonnen hat und merkt, es klappt noch nicht. Das alles ist ok, solange man im Tun bleibt und nicht zurück in eine theoretische Starre des Planens verfällt.

Zeitmanagement hilft uns letztendlich damit Erfolge zu erleben. Ein Erfolg ist immer individuell. Er benötigt ein Ziel, das erreicht werden soll. Erfolg ist immer positiv und bringt daher einen Gewinn mit sich. Erfolg ist aber ebenso auch ein Ergebnis eines Prozesses, also einer Bemühung, um ihn zu erreichen. Und diese Bemühung, den Weg dorthin kann man organisieren – managen. Ebenso die dazu benötigte Zeit – das Selbst- und Zeitmanagement.