Projektmanagement – 2 – Fehlerpotential und Projektgefahren

Im Projektmanagement kann es wie überall zu Fehlern kommen. Fehler können in allen Phasen auftreten. Bauen Teilprojekte aufeinander auf, kann sich ein Fehler jedoch wie eine Kettenreaktion durch verschiedene Phasen hindurch ziehen, wenn er nicht erkannt und behoben wird.

Die richtige Teamaufstellung mit den richtigen Kompetenzen ist unerlässlich für eine gute Bearbeitung des Projektes. Eine Mischung aus unterschiedlichen Persönlichkeitstypen kann ebenfalls bessere Leistungen erzielen, da sie sich gegenseitig in ihren Stärken ergänzen und Schwächen ausgleichen. Eine gute Teamaufstellung sorgt zeitgleich für ein positives Arbeitsklima.

Genauso wichtig ist ein gutes Ressourcen-Management, insbesondere bei festen Budgets. Eine Pufferplanung ist wichtig, da viele Projekte genau hierbei aus dem Ruder laufen. Projekte mit einer Pufferplanung sind oftmals schlechter zu verkaufen. Am liebsten wird eine best case Planung gehört. Diese tritt jedoch selten ein. Hierbei darf durchaus an Vernunft appelliert werden.

Ein Projekt sollte von Beginn an systematisch und effektiv aufgebaut werden. Damit kann versucht werden, Fehler zu Beginn zu vermeiden, die sich dann durch das gesamte Projekt ziehen können und im schlimmsten Fall erst spät sichtbar werden. Daher ist eine genaue Definition des Projektzieles, das mit entsprechenden Maßnahmen hinterlegt ist und mit allen beteiligten abgesprochen wurde, entscheidend. Projektziele und Maßnahmen sollten auch in Zahlen (Budget, Zeit, Ressourcen) hinterlegt werden. Dies zeugt von einer guten Planung, Transparenz und hilft bei Entscheidungen. Maßnahmen müssen entsprechend umgesetzt und Ziele erreicht werden. In diese Entwicklungen muss ausreichend investiert werden, denn keine Arbeit erledigt sich von allein.

Ein weiterer häufiger Fehler kann eine fehlende Visualisierung und Aufbereitung von Projektereignissen sein. Nicht nur zu Beginn des Projektes sollte eine gute Vorbereitung vorliegen, auch während des gesamten Projektes sollen diese aufbereitet und kommuniziert werden.

Überforderung von Mitarbeitern kann ein Projekt verlangsam oder gar zum Stillstand bringen. Überforderung kann durch Zeitmangel zur Abarbeitung entstehen. Außerdem sollten die Kompetenzen richtig verteilt sein. Fehlen Kompetenzen sollten diese im Team ergänzt werden. Ggf. müssen Weiterbildungen angestrebt werden, die entsprechend Zeit benötigen. Oder es sollten externe Experten hinzugezogen werden, was meist mit Kosten verbunden ist. Das Team sollte das Ziel vor Augen haben und die Motivation nicht verlieren. Der Projektmanager sollte daher bisher erreichte Ziele immer wieder aufzeigen.

Zu viele Aufgaben können auch in einer Überlastung münden. Dies geht meist mit einem Zeitmangel einher, um alle Aufgaben gewissenhaft abarbeiten zu können. Eine kurzfristige Überlast ist meist händelbar, aber sie sollte nicht andauern, da sonst ein Mitarbeiterausfall droht. Sind es zu viele Aufgaben, sollte diese auf mehrere Köpfe verteilt werden. Ist das nicht möglich, muss die Qualität an die Ergebnisse gesenkt werden, da nicht alles zeitgleich zu erledigen ist. Manche Mitarbeiter wachsen in stressigen Projekten mit ihren Aufgaben, jedoch ist das nicht für jeden der Fall und sollte berücksichtigt werden. Sieht ein Projektleiter diese Problematik nicht ein, ist es für einen Mitarbeiter ggf. besser ein Projekt zu verlassen, bevor ein Burnout-Zustand kommt. Zeit und Qualität sollten daher für ein gutes Projekt immer in Einklang stehen.

Denkblockaden können den Abarbeitungsfluss stauen. Hierbei kann es hilfreich sein Abstand vom Projekt zu nehmen und neue Sichtweisen zu gewinnen bzw. die Perspektive zu wechseln. Die Diskussion mit einem Kollegen, der nicht am Projekt beteiligt ist, kann hilfreich sein die eigenen blinden Flecken zu erkennen. Ist der Kollege kein Fachkollege, muss man das Projekt und die eigene Arbeit umfangreicher erklären und kann dabei auch bereits neue Lösungswege aufzeigen.

Eine nicht getroffene Entscheidung kann ebenfalls ein Projekt blockieren, da man auf die Entscheidung warten muss. Wenn man keine Entscheidung treffen kann, fehlen oftmals wichtige Informationen. Diese sollten also schnellstmöglich eingeholt werden. Hierbei sollte man sich nicht unter Druck setzen lassen, sondern die Informationen schnellstmöglich einholen. Hat man dazu keine Chance, sollte trotzdem eine Entscheidung getroffen werden. Diese könnte zwar falsch sein und muss folgend korrigiert werden. Jedoch ist eine nicht getroffene Entscheidung meist hinderlicher als eine falsche Entscheidung, da wir aus Fehlern lernen. Durch Stillstand lernen wir hingegen nicht.

Schaffe im Team, mit dem Kunden und den Stake-Holdern Verbindlichkeiten. Zeige Konsequenzen auf, wenn etwas fehlt oder zu spät kommt. Damit machst du zeitgleich das Projekt transparent und jeder kann die Wichtigkeit des eigenen Beitrages gut einschätzen. Zeitgleich lassen sich Prioritäten klären und setzen.

Ein weiterer Fehler ist Unsicherheit, Stress oder Ärger dauerhaft auszustrahlen. Diese Haltung überträgt sich auf das Team. Die Arbeitsatmosphäre kann einbrechen und die Motivation sinken.

Die Kommunikation im Projekt sollte ausreichend sein. Viel Kommunikation ist nicht zwingend besser, wenn sie keinen Mehrwert liefert und die Mitarbeiter vom Abarbeiten der eigentlichen Aufgaben abhält. In einem Team finden sich häufig unterschiedliche Kommunikationstypen. Es ist darauf zu achten alle in Diskussionen einzubeziehen. Manche brauchen hierzu viele Informationen, andere weniger. Manchen ist ein direktes Gespräch lieber, anderen reicht eine E-Mail. Ein Projektmanager sollte auf die unterschiedlichen Bedürfnisse des Teams eingehen.

Eine gute Kommunikation und Wertschätzung fördert meist auch eine gute Feedback-Kultur, da Hemmschwellen abgebaut werden. Zweifel und Konflikte sind dabei ernst zu nehmen und es sollte immer darauf reagiert werden. Ggf. kann es hilfreich sein, dass nicht der Projektleiter als „Chef“ darauf reagiert, sondern auch gleichgestellte Kollegen untereinander. Wichtig ist es Lösungen für einen Konflikt zu finden, damit das Team anschließend wieder in einer positiven Atmosphäre weiterarbeiten kann. Dabei sind die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder zu beachten.

Ein Projektleiter sollte für sein Team das richtige Maß an Leitung finden. Manche Mitarbeiter, insbesondere neue Mitarbeiter, benötigen zu Beginn vielleicht ein höheres Maß an (An)Leitung. Andere arbeiten lieber selbstständig und eigenverantwortlich. Arbeiten Mitarbeiter lieber eigenverantwortlich, so sollten sie an regelmäßigen Meetings teilnehmen, um ihre Ergebnisse dem Team zu präsentieren. Mangelnde Disziplin kann hingegen einem Projekt schaden. Dies liegt meist daran, dass das Projekt und sein Nutzen nicht ernst genommen werden.

Jedes neue Projekt bringt Risiken mit sich, die in ihren Auswirkungen ganz unterschiedlich sein können. Es ist wichtig sich diese Risiken bei jedem Schritt im Projekt bewusst zu machen und Vorkehrungen zu treffen. Es sollten jeweils realistische Ansätze verfolgt werden. Treten Fehler auf, sollte konstruktiv damit umgegangen werden und der Fehler bzw. dessen Ursache gesucht werden. Jemandem die Schuld zuzuschieben, löst das Problem nicht. Jeder Mitarbeiter ist ein Experte auf seinem Gebiet und dies sollte beachtet und geschätzt werden. Ist ein Schritt besonders risikobehaftet, kann es sinnvoll sein, im Vorfeld schon einen Notfallplan oder einen Fallback-Plan (Plan B) zu erstellen. Hierbei kann das Team wie eine Schwarmintelligenz helfen. Langjährige Mitarbeiter bringen meist entsprechende Erfahrung mit, die sie einfließen lassen können. Neue Mitarbeiter können hingegen frische Ideen, neue Konzepte und Denkweisen beisteuern. Das Führen einer Risikoliste inkl. Abhilfemaßnahmen hilft Risiken zu visualisieren und zu kommunizieren. Ebenso kann man nach Projektabschluss die gesammelten Erkenntnisse in einem „lessons learned“ zusammenfassen.

Ein weiterer häufiger Fehler in der Projektführung ist der sogenannt Sunk Cost-Effekt („versunkene Kosten“). Dieser Effekt besagt, dass schon viel Zeit, Geld, Nerven und Kompetenzen in das Projekt geflossen sind, aber das Projekt trotzdem nicht richtig durchstartet oder zu einem Abschluss kommt. Statt das Projekt vorzeitig zu beenden, werden lieber weitere Ressourcen darin versenkt, anstatt sich einzugestehen, dass es trotz des Engagements und des Invests nicht durchführbar/ sinnvoll war. Ein Aufgeben wird als persönlicher Fehler oder schamhaft angesehen. Außerdem wäre es schade um die getätigten Investitionen oder das Projekt muss daher als irgendwie bestanden verkauft werden. Dadurch werden auch schlechte Projekte lange am Leben gehalten, statt einzusehen, dass die Umsetzung so nicht möglich und ein Erfolg nicht mehr zwingend gegeben ist. Solche Projekte sind nicht wirtschaftlich.

Ein letzter häufiger Fehler bei der Projektbearbeitung liegt nicht im beruflichen Kontext, sondern im privaten. Gerade wenn es stressig ist, sollte sich jeder einen persönlichen Ausgleich suchen. Besonders bei Schreibtisch-Jobs ist Sport eine gute Alternative. Die Bewegung ist gut für den Körper und man baut Adrenalin ab, das sich durch den Arbeitsstress im Körper angesammelt hat. Hierzu zählt auch eine gesunde Ernährung und frische Luft.