Neben den planerischen Methoden, wie man einen guten Plan erstellt, gibt es auch Arbeitsmethoden, wie man seine Aufgaben gut abarbeitet. Beide Methoden greifen ineinander, da auch die Reihenfolge bzw. Geschwindigkeit der Abarbeitung den Plan betrifft. Abarbeitungsmethoden können jedoch auch ohne vorherige Planung für einmalige Aufgaben oder auch Routineaufgaben verwendet werden.
Eine Aufgabe nicht zu beginnen oder immer wieder zu verschieben, kostet tatsächlich mehr Zeit, als sie schnell zu erledigen. Man denkt sich immer wieder in die Aufgabe ein und entscheidet sich dagegen. Ebenso können Aufgaben mehrfach begonnen werden, bevor sie endlich abgeschlossen sind. Stehen Aufgaben auf einer To-Do-Liste und man verschiebt sie immer wieder, macht das zeitgleich ein ungutes Gefühl und kann hemmen.
Die One-Touch-Regel besagt, dass man eine Aufgabe nur einmal beginnt und abschließt. Sie also nur einmal „anfasst“.
Das kann v.a. bei vielen kleinen Tätigkeiten helfen. Es ist z.B. sinnvoller gleich die gesamte Spülmaschine auszuräumen oder alle Wäsche zu bügeln als mehrfach anzufangen. Auch wenn man sich hier nicht groß eindenken muss, so muss man die Tätigkeit an einem bestimmten Ort vornehmen und immer wieder von vorne beginnen.
Eine weiteres Beispiel betrifft kleine Aufräumarbeiten: Stelle ich das dreckige Geschirr erst auf die Spüle und räume es am nächsten Tag in die Spülmaschine? Auch hier fängt man dann 2x an. Man hat es doch in der Hand und kann es direkt in die Spülmaschine räumen. Es wird nur 1x angefasst. Gerade solche vielen kleinen Aufräumtätigkeiten können eine deutliche Zeitersparung bringen und Frust vermeiden, da man nicht durch die Wohnung geht und viel aufräumen muss.
Diese Methode beugt einer Aufschieberitis vor. Die 2-Minuten-Regel besagt, dass alle Aufgaben, die maximal 2 Minuten dauern, direkt erledigt werden. Sie kommen nicht auf eine To-Do-Liste, sie werden nicht auf nachher verschoben, wenn sie im Kopf sind, sondern sie werden direkt gemacht. Die Aufgabe aufzuschreiben und später wieder zu beginnen bzw. anzufassen (siehe One-Touch-Regel) braucht mehr Zeit als sie direkt zu bewältigen.
Die 5-Minuten-Regel ist eine Methode sich selbst zum Arbeitsbeginn zu motivieren bzw. auch etwas auszutricksen. Es wird ein Timer auf 5 min gestellt und in diesen 5 min wird fokussiert an der Aufgabe gearbeitet. Das beginnt damit einen Überblick über die Aufgabe zu gewinnen und dann mit der Aufgabe zu beginnen. In 5 Minuten kann man eine Gliederung erstellen oder die Aufgabe in Teilaufgaben aufteilen. Hat man erst mal damit begonnen, arbeitet man oft gut weiter, weil man dann in der Aufgabe drin ist. Die Anfangshürde ist genommen und man kann sich in der Aufgabe vertiefen und sie weiter erledigen.
Wenn du einen Frosch essen musst, iss ihn gleich – dann ist es vorbei. Wenn du zwei Frösche essen musst, fang mit dem größeren an.
Die „Eat the Frog“-Methode sagt mit ihrem Namen (Iss den Frosch) genau, was sie möchte: Beginne mit der schlimmsten bzw. der schwersten Aufgabe. Sobald der Frosch geschluckt ist, wird es einfacher. Ziel ist es, das Schlimme nicht vor sich her zu schieben, denn es geistert dann immer wieder durch die Gedanken, sondern es zu erledigen und damit Ruhe davor zu haben. Schiebt man diese Aufgabe, befindet man sich im Vermeideverhalten, das nie positiv ist. Und in dieser Stimmung erledigt man dann auch die anderen Aufgaben. Hat man die schlimmste Aufgabe weg, kann es danach nur einfacher und besser kommen.
Die Early-Bird-Strategie mag nicht für jeden Menschen etwas sein, denn sie hängt stark vom eigenen Biorhythmus ab. Sie besagt, dass der Kopf morgens noch frisch und klar ist und noch keine großen Dinge stattgefunden haben, die uns ablenken. Ebenso können noch nicht viele (bzw. keine) Dinge aufgetreten sein, die uns kurzfristig dazwischen kommen und von der Aufgabe abhalten. Früh mit der Arbeit zu beginnen, wird in dieser Strategie als vorteilhaft dargestellt.
Die Eieruhr- oder Pomodoro-Methode gibt gezielt eine Zeiteinheit zur Erledigung der Aufgabe vor (siehe Timeboxing/ Timeblocking-Methode). Der Name Pomodoro leitet sich von einer Eieruhr in Tomatenform ab. Die Uhr dient als Zeitmaß. Erst wenn die Zeit abgelaufen ist, wird mit der Aufgabe aufgehört (außer man ist früher fertig). Zeiteinheiten können zwischen 25 und 50 min liegen. Oftmals werden mehrere Zeitblöcke nacheinander wiederholt, wobei jeweils 5 min Pause (auch mit Uhr) gemacht werden.
Das Pareto-Prinzip sagt allgemein aus, dass sich mit 20% Einsatz 80% Gewinn herausholen lassen. Diese Methode vermeidet damit einen übertriebenen Perfektionismus, der eine Aufgabe nicht enden lässt. Sehr schnell ist das meiste erledigt (80%) und alle weiteren Aktivitäten, die meist sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, aber wenig Mehrwert liefern, werden verworfen. Diese Zeit wird eingespart.
Diese Methode zielt darauf ab, mit möglichst wenig Aufwand viel heraus zu holen. Dazu muss sich auf wenige wichtige Aspekte konzentriert werden, die besonders relevant sind. Zeitgleich darf sich nicht in Details verloren werden, sondern es geht jeweils um die großen Zusammenhänge. Das Wissen wird quasi komprimiert. So kann mit weniger Einsatz schneller Ergebnisse erzielt werden.
Ein Vision-Board soll helfen Ziele zu visualisieren. Es stellt bildhaft ein Ziel dar. Beim Erstellen eines Vision-Boards beschäftigt man sich mit dem meist größeren Ziel, verinnerlicht es und freut sich darauf. Ein Vision-Board kann aus Bildern, Fotos, Texten, etc. entstehen. Eine gute Gestaltung hilft sich mit dem Thema auseinander zu setzen. Hänge das Vision-Board dort auf, wo du es häufig siehst und dir das Ziel, auf das du hinarbeiten möchtest, immer wieder ins Gedächtnis rufst.
Ähnlich zu einem Vision-Board kann auch ein Zukunftstagebuch funktionieren. Dort sollen nur positive Formulierungen rein, die dich beim Lesen an dein Ziel erinnern und motivieren es zu erreichen. Ebenso sollte es so geschrieben werden, als ob du das Ziel schon erreicht hast.
Aufgaben, die man nicht zwingend selbst erledigen muss, kann man an eine andere Person abgeben oder delegieren. Damit das Delegieren sinnvoll funktioniert, muss das Ziel der Aufgabe, die abgegeben werden soll, gut definiert werden. Das Delegieren benötigt eine klare Kommunikation und Missverständnisse sollen vermieden werden. Das eigene Wissen muss an den Empfänger vollständig zur Erledigung der Aufgabe mitgeteilt werden. Beim Delegieren muss man also auch bereit sein das eigene Wissen und die eigenen Erfahrungen weiterzugeben. Frage bei der Person, die die Aufgabe übernehmen soll nach, ob sie alles verstanden hat und lass es dir in ihren Worten wiedergeben. Diese Kontrolle zu Beginn verhindert, dass das gleiche Verständnis da ist.
Zu Beginn der Aufgabe musst du also Zeit in eine andere Person investieren, damit die Aufgabe übergeben werden kann. Nimm dir also zu Beginn ausreichend Zeit, um die Aufgabe weitergeben zu können und das Ziel und den Sinn der Aufgabe zu klären. Ist das getan, tritt die Arbeitserleichterung für dich ein. Bei großen Aufgaben bieten sich regelmäßige Rücksprachen an.
Aufgaben zu delegieren bedeutet auch Vertrauen in die andere Person zu haben, dass sie diese Aufgabe zufriedenstellend erledigt. Man darf diese Person dann nicht bei jedem Schritt kontrollieren. Das raubt dir wiederum die Zeit und es hindert eine gute Zusammenarbeit. Erwarte ebenfalls nicht den gleichen Abarbeitungsweg, den du wählen würdest oder, dass die Aufgabe zu 100% so erledigt ist, wie du es tun würdest. Neigst du selbst zu Perfektionismus, kannst du schnell enttäuscht werden, wenn du das von anderen auch erwartest. Je wichtiger die Aufgabe einer anderen Person erscheint und je besser ihr klar wird, warum die Aufgabe erledigt werden muss, desto mehr wird der Aufgabenempfänger Sorgfalt walten lassen.
Hemmend gegen ein Delegieren sind oft negative Gefühle wie Angst oder Kontrollverlust. Liegt ein Ergebnis nicht in der Qualität vor, wie du es erwartet hast, kann eine Versagensangst eintreten oder auch die Angst vor mangelnder Anerkennung vor anderen, weil die Aufgabe nicht zufriedenstellend erledigt wurde. Trägst du die Verantwortung über das schlechte Ergebnis, kann es dich hemmen, nochmal wichtige Aufgaben zu delegieren. Mach dir bitte immer klar, dass der Bearbeiter verantwortlich ist und ggf. nachbessern muss. Liegt das Ergebnis in schlechter Qualität vor oder wurde nicht erreicht, kläre mit dem Bearbeiter nochmal das Verständnis und Ziel der Aufgabe. Weiße ebenso auf eine entsprechende benötigte Sorgfalt hin. Meist liegt das Problem in einer Misskommunkation bzw. Unverständnis der Aufgabe.
Die beste Art des Delegierens ist, wenn man Wissen, Erfahrungen, klare Ziele und Aufgaben so gut weitergeben kann, dass man sich folgend für die Aufgaben „überflüssig“ macht. Meist betrifft dies Teilaufgaben eines höheren Ziels. Bei dir laufen dann die Teilergebnisse zusammen, die du zu einem Gesamtergebnis zusammensetzen kannst. Wichtig dabei ist jeweils, dass du dich bei der Abarbeitung der Aufgabe von anderen nicht zum Bottleneck (Engpass) machst und andere auf dich warten müssen, weil du z.B. Informationen zurückhältst, die wichtig sind. Dann war das Delegieren, bzw. die Informationsweitergabe, nicht ausreichend. Dadurch, dass du dich selbst überflüssig machst, gewinnst du Zeit für andere Aufgaben.
Beim Delegieren sollten die Aufgaben passend zur Kompetenz der jeweiligen Person gewählt werden. Damit verringert sich der Übertragungs- und Betreuungsaufwand für diese Person. Der Aufwand des Delegierens sollte immer im Verhältnis zur jeweiligen Aufgabe stehen.
Die Dynamik, die sich in sozialen Gruppen durch einen „sozialen Druck“ ergibt, stellt teilweise eine extrinsische Motivation dar, funktioniert zur Erledigung trotzdem sehr gut. Teilt man anderen ein Vorhaben mit, können diese uns in der Erledigung der Aufgabe bestärken. Einzelne Personen können uns mitziehen. Außerdem kann eine solche Person den eigenen Ausreden kontern.
Eine Verabredung mit einzelnen oder in einer sozialen Gruppe kann die Abarbeitung einer Aufgabe steigern. So kann man beispielsweise auch Lob erhalten, wenn man eine Hürde geschafft hat. Die soziale Verpflichtung, die man in solchen Gruppen eingeht, treibt vorwärts. Gruppen die einem jedoch nicht gut tun, wo es zu starke Kritik oder Missgunst gibt, sollten hingegen verlassen und gemieden werden.
So kann man sich in Lern-, Sport- oder Arbeitsgruppen zusammenfinden und sich regelmäßig treffen. Für jedes Treffen sollte ein Ziel definiert werden, das der Abarbeitung der Aufgabe nutzt. Man sollte zu solchen Treffen jedoch nur gehen, wenn sie einen Mehrwert liefern (für sich selbst oder für andere durch Wissensübertrag). Ansonsten sind solche Treffen Zeitverschwendung. Ist das Treffen nützlich zur Erfüllung einer Aufgabe, sollte die besprochenen Ergebnisse aus diesem Treffen schriftlich festgehalten werden. Das dient der Erinnerung und kann immer wieder zur Motivation herangezogen werden. Entsprechende Treffen sollten produktiv und das Private außen vor gelassen werden, insbesondere wenn mehrere Leute an dem Treffen beteiligt sind.
Möchte man beispielsweise wieder regelmäßig Sport machen, ist es viel einfacher zu beginnen, wenn man sich mit einer anderen Person verabreden kann. Schaut man dann jedoch fern und isst Pizza, ist das nicht dem Ziel mehr Sport zu machen dienlich.
Merkst du, dass du alleine nicht weiterkommst, suche dir rechtzeitig jemanden zum Reden und zur Unterstützung.
In größeren Gruppen können ganz unterschiedliche Persönlichkeitstypen zusammen kommen. Sie können sich ergänzen und zu einer erhöhten Produktivität beitragen. Bei einer schlechten Kommunikation kann es jedoch auch dazu kommen, dass sie sich gegenseitig blockieren. Unstimmigkeiten sollten immer geklärt werden, um ein positives Klima im Team zu haben. Dazu kann es gerade bei größeren Gruppen hilfreich sein, einen Teamleiter zu benennen, der zum einen das Team und Treffen organisiert, zum anderen aber auch auf die Harmonie im Team achtet. Ein Teamleiter kann auch darauf achten, dass sich die Gruppe nicht in einem Mikromanagement und zu vielen Details verliert. Ebenso kann er dafür sorgen, dass die Teammitglieder Vertrauen untereinander aufbauen. Ein Teamleiter ist in diesem Moment eine „laterale Führungskraft“, die die Steuerung übernimmt, aber auf das Wohlwollen des Teams angewiesen ist. Ein Teamleiter sollte daher immer einen Mehrwert für das Team oder Organisationsstruktur bieten. Im negativen Fall kann ein Teamleiter aber auch ein Team ausbremsen.
Manchmal verliert man sich in eine Aufgabe und im Mikromanagement. Bei anderen Aufgaben weiß man vielleicht gar nicht, wo man anfangen soll. Entweder sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht oder die Aufgabe ist zu abstrakt, dass man gar nicht weiß, wo man anfangen soll. Im letzteren Fall ist oftmals Ziel oder Weg nicht klar zur Abarbeitung. Gerade bei unbekannten oder unklaren Aufgaben sollte man nach Hilfe fragen, um die Aufgabe oder den Weg zur Abarbeitung zu fragen.
Kommt man mit einer Aufgabe nicht weiter, hilft es erst mal etwas Abstand dazu einzunehmen, die Aufgabe 1-2 Tage (wenn möglich) ruhen zu lassen. Dann kann man sich die Zielsetzung und den Abarbeitungsplan nochmal ansehen und sollte in eine Reflexionsphase gehen: Tue ich das richtige? Ist das zielführend? Eine bloße Abarbeitung von Dingen, damit man etwas tut, aber was nicht zielführend ist, kann fast schon als eine spezielle Art des Prokrastinierens angesehen werden. Es ist eine Vermeidehaltung, um sich entweder nicht mit dem eigentlichen Problem auseinander zu setzen, dass man nicht weiß, was man tun muss. Oder Zielsetzung und Wichtigkeit sind nicht klar definiert. Beides ist jedoch Zeitverschwendung, da das eigentlich gewollte Ergebnis nicht erzeugt wird.
Als Erstes sollten alle auftretenden Unklarheiten zum Ziel und zur Bearbeitung der Aufgabe beseitigt werden. Nur wer weiß, was er/ sie tun soll, kann die Aufgabe gut erledigen. Merkst du, dass du dich in einer Aufgabe verlierst ohne voran zu kommen, lege eine Pause ein. Gewinne Abstand und reflektiere dann dein Vorgehen. Wahlweise kannst du auch eine andere Person hinzuziehen, die dir einen Blick von außen auf deine Aufgabe geben kann.
Unsere Zeit kann viel mehr dadurch gesteuert werden, was wir nicht (mehr) tun, als von dem, was wir tun. Jemandem eine Bitte abzuschlagen, ist nicht einfach, jedoch tut es uns gut, auch mal Nein zu sagen und uns selbst damit vor Überlastung und Zeitverschwendung zu schützen. Insbesondere, wenn wir selbst nichts davon haben, evtl. nicht mal ein Dankeschön bekommen. Aber für uns ist die Zeit dann weg. Sich abgrenzen können, hängt auch sehr stark von unserem Selbstwert ab. Je besser dieser ist, desto einfacher fällt es uns nein zu sagen. Andere Menschen gewöhnen sich schnell daran, dass wir ihre Arbeit machen und ihnen damit Zeit schenken, die uns fehlt. Sie kommen immer wieder zu einem, nicht weil man der einzige ist, der helfen kann, sondern derjenige, der dazu Ja sagt. Sie suchen keine Kompetenz, sondern einen „Deppen“. Und manche Menschen kommen nur, damit man ihre Aufgaben erfüllt, aber nie um mit ihnen die eigene Zeit zu verbringen. Man wird kurzerhand ausgenutzt. Ein Nein kann zu unangenehmen Situationen führen. Wenn man jedoch Ja zur Bitte sagt, sagt man sich selbst gegenüber gleich Nein.
Es allen recht zu machen, wird nie funktionieren, denn meist bleibt man selbst auf der Strecke und man sollte sich selbst sehr wichtig, wenn nicht am wichtigsten sein. Eine dauerhafte Überlastung kann krank machen und man hat nur die eigene Gesundheit, die man beachten muss. Daher ist Nein sagen ein wichtiges Instrument, um sich selbst aus der Überlastung zu befreien.
Schlägt man jemandem die Bitte ab, seine Aufgabe zu übernehmen, kann das in eine unangenehme Situation führen. Man sollte immer höflich und professionell bleiben. Ebenso muss man konsequent sein. Lässt man sich dann doch wieder bequatschen hat man durch die Diskussion sogar noch mehr Zeit vergeudet und nichts gewonnen. Ebenso sollte man eine klare Sprache verwenden und keine „Weichzeichner“ verwenden, wie z.B. „vielleicht“ oder „eventuell“: Eventuell kann ich das noch machen, wenn… Und schon hat man der Aufgabe zugestimmt. Nur ein Nein ist ein Nein: Nein, tut mir leid, das schaffe ich selbst zeitlich nicht.
Sagt man Nein, setzt man zeitgleich eine Grenze. Andere müssen diese Grenze akzeptieren (lernen). Das kann auch bedeuten, dass man diese Grenze verteidigen muss. Fängt man an neuerdings Nein zu sagen, wird es anderen erst mal nicht gefallen, konnten sie sich ja bisher darauf verlassen, dass du deren Aufgaben übernimmst. Sei an dieser Stelle standhaft. Lasse dich weder einschüchtern, beleidigen, noch erpressen: Wenn du das nicht für mich machst, bin ich nicht mehr dein Freund. Kommen solche Regungen ist klar, warum solche Leute mit dir befreundet sind: sie nutzen dich aus. Ausnutzung zu erkennen und nein zu sagen, kann ein sehr großer Zeitgewinn sein.
Eine gute Kommunikation in Arbeitsgruppen hilft Missverständnisse und damit Mehrarbeit zu vermeiden (siehe auch Soziale Gruppen/ Gruppen-Dynamik und Delegieren).
Die Aufgabe, die man anderen übergibt, selbst bekommt oder sich selbst vornimmt, muss eine klare Zieldefinition haben und der Weg zur Abarbeitung muss klar aufgegliedert sein (siehe auch Kapitel 5 – planerische Methoden). Treten Rückfragen auf, stelle sie direkt zu Beginn, um eine nicht zielführende (unnötige) Arbeit zu vermeiden.
Ein häufiges Hindernis in der Bearbeitung einer Aufgabe bzw. im Zeitmanagement ist eine fehlende Entscheidung, wie es weitergeht. Oftmals benötigen Entscheidungen Zeit, um sich einen Überblick über die unterschiedlichen Möglichkeiten zu verschaffen. Diese Zeit sollte man sich nehmen, um eine gute Entscheidung zu treffen. Manchmal dauert das für eine dringende Entscheidung jedoch zu lange. Das kann besonders im Arbeitskontext sein. Die Zeit, um alle Eventualitäten einzuschätzen, ist zu lange und keine Entscheidung zu treffen blockiert das dringend benötigte Fortkommen. Es kann daher aus Sicht des Zeitmanagements und auch aus Projektsicht besser sein eine Entscheidung nach bestem Gewissen zu treffen und loszulegen. Die Bedenken zur Entscheidung können in einer Arbeitsgruppe auch deutlich kommuniziert werden, so dass jeder weiß, was los ist. Merkt man folgend, dass die Entscheidung nicht ideal, kann der Kurs korrigiert werden. In diesem Fall kann etwas nicht ganz ideales zu tun besser sein als nichts zu tun.
Muss man eine Entscheidung treffen und benötigt dazu Informationen von anderen, muss man diese klar einfordern. Hat man selbst eine Deadline zur Entscheidung, sollte man den anderen eine ähnliche Deadline mit etwas weniger Tagen weitergeben. So kann man sich selbst noch wenige Tage nehmen, um alle erhaltenen Informationen zu sichten, zu sortieren und zu bewerten.
Jede Entscheidung benötigt Willenskraft oder Mut. Sie ändert den folgenden Weg. Auch die Entscheidung nicht zu ändern oder eine Entscheidung weiter hinaus zu schieben (nicht zu entscheiden), ist eine Entscheidung. Entscheidungen werden oft nicht besser oder einfacher, wenn man sie lange vor sich her schiebt, sie bauen eher langsam einen unüberwindbaren Berg auf. Möchte man eine Entscheidung treffen, sollte man von Perfektionismus absehen.
Die Anzahl von Entscheidungen sollte möglichst verringert werden, v.a. bei sogenannten „unnötigen Entscheidungen“. Viele kleine und unnötige Entscheidungen können durch Routinen abgelöst werden. So greift man im Supermarkt immer zur gleichen Zahnpasta, statt lange vorm Regal zu stehen und zu entscheiden, welche man wählt. Man isst immer das Gleiche zum Frühstück, um sich morgens nicht schon beim Frühstück mit Entscheidungen auseinander zu setzen. Mark Zuckerberg oder Steve Jobs gingen sogar soweit mit der Zeitreduktion, indem sie jeden Tag die gleiche Kleidung wählten (und auch mehrfach kauften). Die Entscheidung, was ziehe ich heute an, ist das dem Anlass angemessen oder passen diese Farben zueinander, sind durch diese Routine schnell geklärt.
Um Entscheidungen zu treffen, gibt es verschiedene Methoden:
Eine einfache Methode ist die Verwendung einer Pro-Kontra-Liste, in der die Vor- und Nachteile notiert werden. Dies hilft alle Optionen der Entscheidung zu überdenken. Man kann auch gerne weitere Leute nach Meinungen fragen, denn vielleicht bringen sie Argumente ein, an die man selbst nicht denkt.
Man kann alle Optionen in einer Entscheidungsmatrix nebeneinander schreiben, mit Vor- und Nachteilen (ähnlich einer Pro- und Kontraliste), diese bewerten und damit die beste Option herausfinden.
Eine weitere Methode, die die vorhergenannten Methoden erweitert, schreibt zusätzlich den best case und worst case auf, der dadurch eintreten könnte. Was könnte also im Optimalfall, wenn alles super läuft, passieren und was könnte im schlimmsten Fall, wenn alles schief geht, passieren. Hinzu kommt noch, dass man den Fall aufschreibt, der am wahrscheinlichsten ist. Dieser wird irgendwo zwischen best case und worst case liegen.
Bei dem 10-10-10-Modell sollen die Entwicklungen aufgeführt werden, nachdem man die Entscheidung getroffen hat: Wie beeinflusst die Entscheidung die eigene Situation in den nächsten 10 min, in 10 Stunden und in 10 Jahren. Damit werden kurzfristige und langfristige Folgen überprüft.
Ist man sich unsicher, wie eine Entscheidung sozial aufgefasst wird, kann man den sogenannten Newspaper-Test durchführen: Wie würdest du dich fühlen, wenn deine Entscheidung morgen in der Zeitung stehen würde? Hast du richtig gehandelt? Wärst du stolz darauf? Oder würdest du dich schämen? Oder wäre es dir völlig egal und es wäre auch anderen egal?
Bist du dir über Folgen einer Entscheidung unsicher oder kannst diese nicht genügend einschätzen, kannst du dir auch eine Expertenmeinung einholen, um eine bessere Basis zu der Entscheidung zu haben. Ebenso hast du damit eine Person, mit der du über die Entscheidung und mögliche Folgen reden kannst.
Ordnung und Struktur zu halten ist Aufwand und kostet Zeit. Wenn wir jedoch täglich Dinge suchen müssen, die wir in unserem Alltag brauchen, kostet das umso mehr Zeit. Manche davon merken wir kaum, so genannte Mikro-Unterbrechungen, z.B. wenn wir den Stift auf dem Schreibtisch unter den verstreuten Unterlagen, Tasse und Teller suchen, den wir vor 5 min noch in der Hand hatten. Oder obwohl wir es eilig haben schon wieder den Schlüsselbund suchen und uns überlegen, wo wir den gestern hingelegt haben.
Solche kleinen Unterbrechungen reißen uns gedanklich aus dem Arbeitsprozess. Schlimmer noch, sie können Ärger, Wut oder Frust hervorrufen. Und das unterbricht den Arbeitsfluss umso mehr. Ebenso können sich schnell Selbstvorwürfe bilden: immer das gleiche mit mir, ich sollte es besser wissen, ich sollte mehr darauf achten…
Daher ist für ein gutes Zeitmanagement wichtig, dass eine gewisse Grundordnung geschaffen und eingehalten wird. Die Stifte habe einen festen Platz auf dem Tisch und der Schlüssel bekommt seinen eigenen Haken im Flur oder eine Schale und wandert ab sofort immer beim nach Hause kommen dort hin.
Gerade am Arbeitsplatz sollte zum Tagesende immer eine Ordnung hergestellt sein. Somit kann man am nächsten Tag gut starten ohne erst alles zu suchen und gleich mit Ärgernissen zu beginnen.
Ebenso empfiehlt es sich keine Dokumentenberge anzuhäufen, sondern Dokumente anstatt sie erst mal auf der Ecke vom Tisch abzulegen, gleich weg zu sortieren (siehe auch One-Touch-Regel oder 2-Minuten-Regel).
Jeder wird seine eigene Struktur der Ordnung finden oder auch seinen eigenen Grad an Ordnung, der für ein gutes Abarbeiten notwendig ist. Bei der Strukturierung von Unterlagen und Arbeitsmaterial kann mit Ordnern oder Ablagefächern gearbeitet werden. Diese können mit entsprechenden Bezeichnungen, Farben oder auch Aufklebern gekennzeichnet sein. Uneindeutigkeiten oder Dopplungen sollten vermieden werden, da man zu oft doch den falschen Ordner greift, sich wieder ärgert und Zeit verliert. Merkzettel für wichtige Infos können eine schnelle Übersicht bieten, sie sind sogenannte Side-Lists.
Nutze nur Systeme, Arbeitsprogramme (soweit möglich) oder auch Zeitmanagementmethoden, die dir wirklich helfen. Was dir hilft ist individuell. Es bringt nichts, dich in ein System zu zwängen, das dich mehr Zeit kostet, nur weil jemand sagt, es sei gut, dir aber nicht hilft.
Sich selbst und den Arbeitstag noch durch zu gehen, kann helfen Hürden und Probleme aufzuzeigen. Oftmals haben wir „blinde Flecken“, die wir im täglichen Leben nicht wahrnehmen und erst zum Vorschein kommen, wenn man sich aktiv damit auseinander setzt. Das können Abläufe sein, die man schon immer so macht, also Gewohnheiten, die aber im Sinne des Zeitmanagements nicht effizient sind. Auch Gespräche mit anderen können helfen solche blinden Flecken aufzuzeigen. Daraus lassen sich Effekte von Aktionen und Tätigkeiten ableiten und ggf. optimieren.
Der Prozess zum Erledigen einer Aufgabe kann also am Tagesende nochmal reflektiert und hinterfragt werden. Was lief gut und sinnvoll, wo kann man optimieren? Wo kam ein Prozess oder eine Erledigung ins Stocken? Was hat gefehlt? Sei beim Reflektieren ehrlich zu dir selbst und beschönige nichts, denn nur so kannst du unproduktive Prozesse ändern. Beschuldige dich aber auch nicht selbst dabei oder werte dich ab. Suche besser Lösungen, um voran zu kommen.
Gerade wenn unangenehme Situationen auftraten, sollten diese mit etwas Abstand nochmal hinterfragt werden. Was kann man nächstes Mal besser oder anders machen? Wo müssen Korrekturen hin? Andererseits kann man auch hinterfragen, was gut lief und wieso es gut lief. Kann man das auf andere Prozesse übertragen?
Auch das Reflektieren am Abend kostet Zeit und diese sollte man sich nehmen, um langfristig Prozesse zu optimieren und Lösungen zu finden. Plane dir daher Zeitfenster zur Reflexion ein.
Homeoffice ist mittlerweile zum Standard geworden. Egal ob es auch lernen für Schule oder Uni ist, oder doch der Standard-Arbeitstag, ist es vorteilhaft sich hierbei Routinen zu schaffen. Ein fester Arbeitsplatz ist vorteilhaft, bei dem auch die Ablenkung weitgehend minimiert ist. Der Küchentisch, der noch an die Hausarbeit erinnert oder der Fernseher in greifbarer Nähe sind eher unvorteilhaft. Ebenso kann es helfen einen eigenen Raum für Ruhe zu haben, wenn die Familie gerade nicht stören soll.
Am Arbeitsplatz sollten alle Arbeitsutensilien bereitliegen, so dass man sie nicht jedes Mal neu zu Beginn zusammensuchen muss. Ebenso sollte man am Ende aufräumen und Ordnung halten (siehe gut strukturiert und organisiert).
Eine große Hürde im Homeoffice kann der pünktliche Feierabend sein, da die Arbeit ins Privatleben hineingreift. Räume gerne die Arbeitsutensilien zusammen oder weg. So sind sie aus den Augen und aus dem Sinn. Steht der Arbeitslaptop da, können schnell Gedanken an wichtige Aufgaben kommen und man kann nicht abschalten. Dabei sollte der Feierabend Erholung bieten und keinen Zeitdruck. Setze dir auch zu Hause klar definierte Arbeitszeiten und halte diese ein (siehe Timeboxing/ Timeblocking). Dazu gehören auch sinnvolle Pausen, v.a. die Mittagspause, die nicht mit Arbeit überbrückt werden sollte. Gönne dir eine richtige Pause zu Hause und erledige dann nicht deine Hausarbeit. Schaffe eine klare Trennung zwischen Arbeit und privat.
Arbeiten im Homeoffice erfordert viel Selbstdisziplin, um sich nicht dauern abzulenken bzw. ablenken zu lassen, z.B. durch Familie, Freunde oder Hobby. Auch Hausarbeit kann als Ablenkung vor der eigentlichen Arbeit und als Ausrede (Stichwort Prokrastinieren) verwendet werden.
Wenn man mal in einem Arbeitsflow ist, funktioniert die Arbeit oft, wie von alleine. Man macht sich keine Gedanken darüber, wie die Zeit vergeht oder was alles noch getan werden muss. Man kommt gut voran. Manchmal können kleine Rituale helfen, um in diesen Flow zu gelangen. Methoden die den Kopf von allen anderen Gedanken befreien (siehe Braindump) können helfen, Ballast los zu werden und sich anschließend zu fokussieren. Jeden Tag die Arbeit mit dem gleichen Lied zu beginnen, kann helfen sich auf den Arbeitstag einzustimmen und eine Art Startschuss zu setzen. Auch Powerposen können das Selbstbild und den Start stärken: ich packe das! All diese Methoden sind positive Trigger für den kommenden Leistungsabruf.
Bei sich wiederholenden Abläufen kann die Verwendung von Vorlagen viel Zeit ersparen. Müssen immer wieder die gleichen Textbausteine verwendet werden, ist es hilfreich sich diese in einem separaten Dokument vorzuschreiben und in das eigentliche Schriftstück rein zu kopieren. Auch das Layout einer Präsentation kann einfach als leere Vorlage abgespeichert werden und muss somit nicht jedes Mal neu erstellt werden. Eine Schlussformel und Unterschrift in einer E-Mail kann in der Signatur als Vorlage gespeichert werden. Viele solcher kleinen Tricks können am Tag Zeit einsparen und geben damit Freiraum, um sich auf das wesentliche zu konzentrieren.
Ablenkung stört den Arbeitsfluss. Manche Ablenkungen, wie wenn es z.B. an der Tür klingelt, können wir nicht vermeiden. Kommt jedoch die Nachbarin auf einen Plausch vorbei und stört unsere Arbeit, ist es besser sie auf später zu vertrösten oder die Zeit gezielt als Pause mit einem definierten Ende zu nutzen.
Möchte man konzentriert Aufgaben erledigen, ist es hilfreich klar zu kommunizieren, dass man gerade nicht gestört werden will bzw. nicht verfügbar ist. Gerade im Homeoffice, wo Kinder nicht zwingend verstehen, dass die Eltern arbeiten, obwohl sie zu Hause sind, kann eine klare Kommunikation und klare Regeln hilfreich sein. Schließt man z.B. die Tür zum Arbeitszimmer ist es das Zeichen „bitte nicht stören“.
Störquellen können aber auch durch uns selbst kommen. Z.B. kann ständig das Smartphone oder E-Mails kontrolliert werden und uns aus dem eigentlichen Arbeitsfluss herausreißen. Auch hier kann es helfen, das Smartphone mal auszuschalten oder bei den E-Mails eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, dass man am Vormittag nicht erreichbar ist.
Ebenso sollte man sich vorher ein Getränk bereitstellen, ggf. auch einen kleinen Snack, um die Arbeit deswegen nicht zu unterbrechen. Zu Beginn gut durchzulüften, um frische Luft zum Arbeiten zu haben, hilft ebenfalls.
Achte darauf, dass du nicht einer ständigen Reizüberflutung ausgesetzt bist. Das kann bei den Lichtverhältnissen anfangen, geht über Lärm oder eine unpassende Ergonomie, wenn man also verkrampft oder dauern anders auf dem Stuhl sitzt und hin und her wackelt. Aber auch Temperatur kann eine Rolle spielen, wenn uns zu warm oder zu kalt ist. Es können die vielen kleine Dinge sein, die uns ständig stören. Wenn diese behoben sind, können wir entspannter arbeiten.
Viele Methoden des Zeitmanagements können erst mal starr erscheinen. Trotzdem sollte man flexibel bleiben und dies ggf. mit Zeitpuffern einplanen (siehe 60/40-Regel). Zeitpuffer und Flexibilität helfen, dass uns Änderungen nicht aus der Bahn werfen.
Nimm dir Zeit auf Störungen angemessen zu reagieren und bewerte sie nach Priorität. Muss die Aufgabe direkt bearbeitet werden oder kannst du sie auch für den nächsten Tag/ die nächste Woche einplanen? Was kann verschoben werden? Was sind feste Zeitpunkte? Passe deinen Zeitplan neu an, damit du genügend Zeit für alle Aufgaben hast und nicht ins Schwimmen gerätst.
Die Resthour oder auch „Ruhestunde“ ist eine Stunde nur für dich. Sie ist deine „Ich-Zeit“. Nutze die Zeit aktiv, um dir selbst etwas Gutes zu tun. Wir vergessen uns selbst gerne im Alltag, nehmen uns zurück, weil anderes wichtiger erscheint. Dabei müssen wir uns selbst auch wichtig sein. Die Resthour ist die Stunde am Tag, die dir helfen soll wieder zu Kräften zu kommen und zu entspannen. Plane sie fest am Tag ein, damit die Zeit nicht vergessen wird. Sich selbst eine Stunde Zeit zu nehmen, mag für manche egoistisch klingen, aber es ist die Zeit, die wir brauchen, damit wir leistungsfähig bleiben und nur damit können wir dann auch wieder Aufgaben erfüllen und für andere da sein. Das Zeitmanagement dient damit zeitgleich auch dem Managen der eigenen Energie.
Jeder Mensch hat seinen eigenen Bio-Rhythmus. Während die einen die sogenannten Lärchen oder frühen Vögel sind und gleich morgens durchstarten können, sind andere die Eulen und werden erst abends so richtig aktiv. Solange möglich, sollte jeder seinen eigenen Bio-Rhythmus zur Bearbeitung einer Aufgabe beachten.
Neben der produktivsten Tageszeit gehört dazu auch eine ausgewogene und gesunde Ernährung und genügend Schlaf. Müdigkeit, Gereiztheit und Hunger verursachen Konzentrationsprobleme. Diese können anhaltend in Stresssymptome übergehen. Daher sind auch Pausen besonders wichtig. Während der eine lieber alle 45 min eine kleine Pause macht, arbeitet ein anderer lieber 3 h am Stück eine Aufgabe ab und macht dann eine längere Pause. Auch hier hat jeder seine eigenen Vorlieben, die ihm/ ihr helfen (siehe auch Pausen).
Pausen sind besonders wichtig, wenn wir langfristig gut funktionieren und mehr als funktionieren möchten. Denn wir sind keine Roboter, die eine Funktion haben und eine Aufgabe damit abarbeiten. Und selbst Roboter benötigen Pausen zur Wartung.
Daher sollen auch Pausen direkt fest mit eingeplant werden und nicht vielleicht zufällig kommen. Ist der Tagesplan voll und erhält keine Pausen, merken wir das abends. Das kann ein paar Tage gut gehen, führt jedoch dauerhaft zu einer Überlastung. Erholungsphasen, kurze während der Arbeit, und lange Phasen, z.B. abends, am Wochenende oder Urlaube, sind wichtig um langfristig leistungsfähig zu bleiben. Freie Tage sollten für genügend Schlaf, Hobby und Freizeit genutzt werden. Wir benötigen eine ausgewogene Work-Life-Balance.
Sinkt die eigene Leistung durch zu wenige Erholungsphasen kostet sie mittelfristig mehr Zeit als richtige Pausen einzuplanen. Ein unkonzentriertes Arbeiten kann zu häufigeren Fehlern und Korrekturen führen. Je länger der Stresspegel ohne Pausen anhält, desto länger braucht die darauffolgende Erholungsphase. Im schlimmsten Fall kann ein Mangel an Erholungsphasen in einer Überlastung wie Burnout enden. Die Erholungsphasen darauf dauern sehr lange und bringen keine Produktivität mehr.
Zu den Pausen gehört auch genügend und gesunder Schlaf. Schlaf ist sehr wichtig für die Erholung. Ungenügender Schlaf oder langanhaltender schlechter Schlaf hat einen negativen Langzeiteffekt auf unseren Körper. Unser Geist nimmt auch Probleme mit in den Schlaf, die sich oftmals in Alpträumen äußern. Genauso kann unser Geist im Schlaf Lösungen generieren und neue Nervenbahnen verknüpfen. Durch einen guten Schlaf wird der Stresslevel reduziert und wir übermüden nicht so schnell. Dadurch wird eine dauerhafte Erschöpfung vermieden.
Schlafprobleme können verschiedene Ursachen haben. Dazu können aber auch Leistungsdruck und Überforderung zählen. Oftmals wird dann am Schlaf „gespart“. Das kann für wenige Tage mit einem gezielten Enddatum, z.B. bei Abgabefristen, hilfreich sein, darf aber nicht zu einem Dauerzustand werden. Nach einer solchen Phase sollte auch unbedingt eine Erholungsphase eingeplant werden. Eine gute Schlafhygiene oder „Gute-Nacht-Rituale“ können einen guten Schlaf fördern. Ebenso helfen tagsüber genügend Sonnenlicht, frische Luft und Bewegung.
Du kannst hier über deine Probleme und Sorgen schreiben, seien es Krankheit, Depressionen, Mobbing, Trauer oder Liebeskummer oder andere Themen, die dich belasten.
Bitte beachte, wir sind kein Dating-Chat oder ähnliches.
Wir sind ein Kummerchat und bieten dir ein offenes Ohr und unsere Ratschläge und Hilfe. Dabei sind wir wie eine Selbsthilfegruppe organisiert. Du triffst also vermehrt auf User, die selbst Probleme haben. Daneben gibt es unsere Berater, die als Laien direkte Ansprechepartner darstellen.
Falls du allgemeine Probleme beim Einloggen hast, kannst du dich per E-Mail an den Admin wenden (info@kummerchat.com). Er ist für technische Details der richtige Ansprechpartner. Bitte erstelle keinen neuen Account um im Chat nachzufragen (siehe auch Regeln), auch dort wirst du per E-Mail an den Admin verwiesen.
Ja, der Chat ist 100% kostenlos. Wir finanzieren uns über Werbung und Spenden.
Ja, du bist hier vollständig anonym. Das Team wird dich niemals auffordern private Daten mitzuteilen. Der Austausch privater Daten (E-Mail, Adresse, Handynummer, etc.), ebenso wie Accountnamen für andere Plattformen ist verboten. Dies dient eurem Schutz, da wir leider Missbrauch feststellen mussten. Falls ein User dich auffordert private Daten zu nennen, verweigere die Antwort um dich selbst zu schützen. Beachte, dass du nicht mehr anonym bist, sobald du ein Foto von dir als Profilbild online stellst.
Bei der Nutzung des Internets benötigst du eine IP (eine Art „Adresse“), damit du Daten aus dem Internet auf deinem Endgerät nutzen kannst. Diese IP ist für den Admin einsehbar und wird im Hintergrund technisch bedingt benötigt.