Planerische Methoden sind, im Gegensatz zu den umsetzenden Methoden, Methoden einen Plan zur Gliederung und Abarbeitung zu erstellen. Das Beginnt mit dem richtigen Mindset und geht dann in die Planerstellung über.
Folgend werden verschiedene Methoden gelistet, die ausprobiert werden können.
„Think big” oder auf Deutsch “Denk groß” appelliert an das eigene Mindset. Ein großes oder bedeutendes Gesamtziel, einen Traum oder Wunsch zu haben, kann motivieren eine Aufgabe anzugehen. Es geht dabei darum sich selbst zu motivieren und sich nicht klein zu machen, sondern für ein großes Ziel zu kämpfen und am Ball zu bleiben.
Ein großes Gesamtziel kann folgend in kleine Teilziele gegliedert werden. Dazu dienen andere Methoden. Das Gesamtziel sollte aber stets im Blick behalten werden. So darf man nach dem Erreichen von Teilzielen nicht stagnieren oder aufhören, sondern sollte stehst begeistert am Gesamtziel arbeiten.
Ein Beispiel wäre das Aufräumen und Putzen der gesamten Wohnung. Das große Ziel lautet also „ich möchte eine saubere und aufgeräumte Wohnung“. Jetzt kann dieses große Ziel erst mal so groß sein, dass es einschüchtert und blockiert. Teilt man die Wohnung dann in Räume und die Räume in Bereiche ein, fällt das Beginnen schon leichter. Das große Gesamtziel wird mit Teilzielen abgearbeitet und erreicht.
Aber auch eine einzelne Aufgabe kann damit visualisiert werden. Wichtig ist daran zu glauben und es zu wollen.
Hilfe bei der Erstellung von Arbeitsplänen können die Methoden SMART, WOOP, ALPEN und AMORE liefern. Diese Methoden zeigen auf, dass ein Ziel festgelegt werden muss, dass es zu verfolgen gilt. Daraufhin wird mit unterschiedlichen Gedankengängen der Plan erstellt. Ein solcher Plan kann anschließend in Tages-, Wochen- oder Monatslängen unterteilt und ausgearbeitet werden.
Mit Tages- oder Wochenplänen (oder kombiniert beidem) können anstehende Aufgaben oder Abgabefristen frühzeitig identifiziert und sinnvoll geplant werden. Dabei beginnt man am besten mit Abgabefristen, also Aufgaben mit einem festen Ende, das nicht verschoben werden kann (siehe Methode der wichtigsten Aufgaben).
Wenn ich z.B. für ein Sommerfest ein neues Kleid kaufen möchte, bringt es nichts den Einkauf nach dem Sommerfest einzuplanen.
Danach beginnt man mit den großen Aufgaben und Zeitblöcken, also Aufgaben die mehrere Stunden am Stück benötigen. Kleinere Aufgaben werden nun in die entstandenen Lücken bzw. Freiräume geplant (siehe auch Kieselsteinprinzip oder Timeboxing). Von Vorteil ist es, wenn man Aufgaben mit ähnlichem Inhalt miteinander kombiniert (siehe Arbeit in Blöcken, themenbezogene Planung und Batching/ Gute Verbindung).
Bei der Planung können große Aufgaben mit einem Gesamtziel in kleinere Teilziele zerlegt und entsprechend mit kleineren Zeitblöcken geplant werden (siehe Chunking Methode). Sie werden ebenfalls einzeln in den To-Do-Listen erfasst.
Diese Pläne können nun mit To-do-Listen kombiniert werden (siehe GTD). Das Abstreichen erledigter Aufgaben verdeutlicht, was schon alles erreicht wurde und motiviert zum Weitermachen.
Werden diese Pläne größer über mehrere Monate oder bis hin zu Jahren, spricht man auch von einer Roadmap oder Bucket-List.
Da jedoch auch während des Tages neue ungeplante Aufgaben hinzu kommen können oder etwas doch nicht so klappt wie geplant und daher länger dauert, man im Stau steht oder anderweitig aufgehalten oder abgelenkt wird, ist es gut, nicht 100% der zur Verfügung stehenden Zeit zu verplanen, sondern Zeitblocker für unvorhergesehenes zu lassen (siehe auch 60/40-Regel). Damit nimmt man sich zeitgleich nicht zu viel vor und setzt sich nicht unter Druck (siehe Salami-Taktik). Fühlt man sich durch den eigenen Plan zu zeitgetrieben, passieren Fehler oder kommt man nicht hinterher, ist der Plan zu dicht getaktet und man muss mehr Zeit pro Arbeitsblock einplanen (siehe auch SLOBBIE).
Es kann aber auch passieren, dass beim Abarbeiten viele neue Gedanken kommen oder Gedanken, die nicht zur eigentliche Aufgabe gehören. Diese werden für später notiert und erst mal zur Seite gelegt. Manchmal kann ein Gedankenchaos aber auch blockieren, um mit der eigentlichen Aufgabe zu beginnen. Dann empfiehlt sich die Methode „Braindump“.
Die Tages- oder Wochenpläne sollen eingehalten werden und benötigen dazu natürlich auch eine Zeiteinhaltung (siehe Timetracking/ Timekeeping oder Ivy Lee-Methode).
SMART steht für
Spezifisch: definiere genau den Inhalt der Aufgabe. Was ist dein Ziel? Was sind deine einzelnen Schritte bis dahin?
Messbar: die Inhalte müssen so sein, dass man den Erfolg/ Wissenszuwachs/ Erledigung/ die Leistung messen kann. Z.B. als einzelne Punkte auf einer To-Do-Liste, die dann durchgestrichen werden können.
Attraktiv: gib der zu erledigenden Aufgabe einen Sinn, damit die Abarbeitung für dich attraktiv erscheint. Teilweise wird das „A“ auch als akzeptiert bezeichnet: akzeptiere den Inhalt/ die Aufgabe, so dass du dich damit auseinander setzen kannst.
Realistisch: mache eine realistische Planung von Aufwand und zur Verfügung stehenden Zeit. Übernimm dich nicht, dass kein Stress entsteht.
Terminiert: lege für jede Teiletappe und das Endziel ein Datum fest, das es zu halten gilt. Ohne Enddatum dehnen sich Aufgaben automatisch aus und beanspruchen mehr Zeit als benötigt.
Die SMART-Methode gibt genaue Arbeitsschritte in der Planung und Umsetzung vor.
WOOP steht für
Wish (Wunsch): Lege dein Ziel fest und definiere es genau.
Outcome (Ergebnis): Lege fest, welches Ergebnis du erreichen möchtest.
Obstacle (Hindernis): Identifiziere Hindernisse auf deinem Weg zum Ziel.
Plan (Planung): Führe eine Planung durch, um Hindernisse zu beseitigen und dein Ziel zu erreichen.
Die WOOP-Methode gilt mehr der Planung, indem das Ziel und der Weg dorthin konkretisiert werden sollen. Die Durchführung kann mit anderen Methoden konkretisiert werden.
ALPEN steht für
Arbeiten aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen treffen und Aufgaben priorisieren
Nachkontrollieren, z.B. am nächsten Tag, bleibt der Plan bestehen oder müssen Änderungen vorgenommen werden? (siehe auch Ivy Lee-Methode)
Ähnlich wie die WOOP-Methode ist auch die ALPEN-Methode besonders gut zur Planung geeignet. Vorteil der ALPEN-Methode ist die Einplanung von Pufferzeit, in der auch Aufgaben neu priorisiert werden können. Ständige Kontrollen sollen keinen Druck ausüben, sondern zur Selbstreflektion dienen. Manchmal überschätzt man sich mit einem Thema auch. Der Plan kann regelmäßig angepasst werden.
AMORE steht für
Ambitionierte
Motivierte
Organisierte
Realistische
Echte
Zielsetzung
Mit der AMORE-Methode soll ein Ziel ausdetailliert werden, so dass man nicht nur im Wunsch stecken bleibt. Das Ziel darf groß sein (siehe „Think Big“) und kann damit motivieren. Die Planung zu dem Ziel soll hingegen organisiert und realistisch sein, so dass sie auch umgesetzt werden kann.
Das Kieselstein-Prinzip ist eine Planungsmethode verschiedener Aufgaben in einen Tages- oder Wochenplan. Dabei fängt man mit größeren Aufgaben an, die wie große Steine in einen Eimer gelegt werden. Kleine Aufgaben werden nun in die Lücken gefüllt, wie kleine Kieselsteine oder Sand, der dann im Eimer in die Lücken rutscht bis der Eimer gefüllt ist.
Wichtige Aufgaben mit höchster Priorität (siehe z.B. Eisenhower-Matrix) werden als erstes geplant, da diese erledigt werden müssen. Danach kommen die Aufgaben mit Priorität 2. Dazwischen kommen viele kleine Aufgaben, die vielleicht noch nicht so wichtig sind, aber erledigt werden müssen.
Dabei werden nicht nur Aufgaben, sondern auch Pausen, Hobby und Freizeit geplant. Ebenso kann auch Schlaf als Zeitblocker eingeplant werden.
Oftmals gibt es am Tag kleine Zeittaschen oder Freiräume, die uns erst auffallen, wenn wir uns bewusst darauf konzentrieren. Oftmals sind das verschwendete oder „tote Zeitzonen“, die man für kleine Aufgaben nutzen kann. Während wir also warten, dass der Wasserkocher kocht, kann man die wenigen Minuten sinnvoll nutzen, indem z.B. die Einkaufsliste geschrieben oder die Spülmaschine eingeräumt wird. Man kann die Zeit nutzen um eine Grobgliederung eines Vortrags zu machen oder die Blumen gießen. Gerade wenn sich danach ein Berg an Arbeit sammelt, ist die Nutzung von Zeittaschen sehr vorteilhaft. Wahlweise kann man sie auch als aktive Pause nutzen, wie z.B. für eine kleine Achtsamkeitsübung oder Meditation. Man sollte die Zeit nicht einfach dahinplätschern lassen und sich danach fragen, wo sie geblieben ist.
Mit der Timeboxing-Planung wird für eine Aufgabe eine feste Zeiteinheit eingeplant. Die Aufgabe wird nur in dieser Zeit bearbeitet und endet mit der Zeiteinheit. Auch wenn sie dann nicht abgeschlossen ist. In der Zeiteinheit bekommt die Aufgabe die alleinige und volle Aufmerksamkeit. Während anderen Zeitblöcken und Aufgaben tritt sie jedoch komplett in den Hintergrund und wird nicht beachtet. Ziel des Timeboxing ist es einen konzentrierten Fokus auf eine Aufgabe zu haben, um somit in einen Workflow zu kommen.
Eine gute Abschätzung der Zeiteinheit gehört zum Timeboxing und bedarf etwas Übung. Zu Beginn können häufigere Anpassungen vorkommen. Plant man zu viel Zeit für eine Aufgabe, dehnt sie sich schnell unnötig aus und passt sich der Zeiteinheit an. Daher lieber etwas knapper planen und erneut eine Timebox beginnen. Eine Timebox stellt mit jedem Ende eine künstliche Deadline für die Aufgabe dar.
Teilweise wird diese Methode auch als Timeblocking oder Zeitblockierungsmethode bezeichnet.
Oftmals ist es vorteilhaft gleichartige Aufgaben in Themenblöcke zusammenzufassen. Das kann sich einerseits auf Orte beziehen, andererseits auch auf das Eindenken bei Aufgaben.
Beispielsweise ist es sinnvoll, wenn man Einkaufen und zur Post muss, das nacheinander zu erledigen, anstatt erst einzukaufen, dann die Wäsche zu bügeln und danach nochmal los zu Post zu müssen.
Aufgaben, die unwichtiger sin bzw. keine große kognitive Leistung benötigen, können in Arbeitsblöcke zusammengelegt und in Tagesbereiche verschoben werden, in denen man keine volle Leistung mehr erbringt, um damit ebenfalls die Arbeit zu erleichtern. Aufgaben, die Höchstform erfordern, sollten in Tagesbereichen und zu Blöcken zusammengefasst sein, in denen eine gute Leistung möglich ist. Und das ist individuell unterschiedlich.
Auch bei der Arbeit in Blöcken sollte jeder Arbeitsblock ein festes Ende bzw. eine Deadline haben. Ein klares Ende hilft einem falschen Perfektionismus vorzubeugen.
Die themenbezogene Planung schließt sich dem Arbeiten in Blöcken an. Hier geht es nicht nur darum ähnliche Aufgaben in Arbeitsblöcke zu bündeln (z.B. Post und Einkaufen, weil man unterwegs ist), sondern konzentriert gleiche Aufgabenfelder abzuarbeiten, wie z.B. Rechnungen zu bezahlen, weitere Überweisungen zu tätigen, gleich das monatliche Budget zu überprüfen und die Planung des Haushaltsgeldes vorzunehmen. Es wird sich in ein gleichbleibendes Thema eingedacht.
Auch das Aufgaben-Batching oder „Gute Verbindung“ fällt in diesen Methodenbereich. So sollen Aufgaben miteinander verbunden werden, die nacheinander zu erledigen sind, um Aufwände zu minimieren. Diese können am gleichen Ort stattfinden oder gleiche Inhalte haben, um sich nicht mehrfach in das gleiche Thema eindenken zu müssen.
Beispielweise kann ich gleich die Waschmaschine leeren und den Trockner anschalten, wenn ich im Keller bin um dort einen Gegenstand zu verstauen. Es sind kleine Aktivitäten, die den gleichen Ort betreffen und kein erneutes Hinlaufen fördern.
Andererseits ist es vorteilhaft erste alle Mathematik-Hausaufgaben zu bearbeiten, da sie sich mit dem gleichen Thema beschäftigen, bevor man mit Deutsch beginnt. So muss man sich nur einmal in das Thema eindenken.
Die Methode nach Ivy Lee gibt vor abends den nächsten Tag zu planen oder einen bereits bestehenden Plan zu prüfen und zu aktualisieren. Es sollen alle Aufgaben für den nächsten Tag notiert und priorisiert werden (was ist am wichtigsten?). Es gibt keine zwei Aufgaben mit gleicher Priorisierung, so dass eine Abfolge klar wird. Über einen Tag können neue Aufgaben hinzukommen oder die Dringlichkeit einer Aufgabe kann sich ändern. Daher sollte der gesamte Plan für den nächsten Tag kontrolliert werden. Konnten Aufgaben an einem Tag nicht fertiggestellt werden, werden sie für den nächsten Tag wieder eingeplant. Am nächsten Tag wird mit der Aufgabe mit höchster Priorität begonnen.
Die 60/40-Regel besagt, dass man nur 60% der zur Verfügung stehenden Zeit fest verplanen soll. Die restlichen 40% werden als Puffer genutzt, falls sich Aufgaben verzögern und für Unvorhergesehenes. Dieses Vorgehen soll Hektik und Stress vermeiden.
Die Salami-Taktik beschreibt ein Vorgehen, bei dem nicht alles auf einmal erledigt werden soll, sondern Aufgaben Schritt für Schritt erledigt werden, eben wie einzelne Salamischeiben von der Stange abgeschnitten werden. Ein Vorgehen Schritt für Schritt gliedert einerseits große Aufgaben in händelbare Teilstücke und ermöglicht damit eine bessere Abarbeitung und hilft gleichzeitig eine Überlastung zu vermeiden, wenn der Berg an Arbeit unüberwindbar groß erscheint.
Wie isst man einen Elefanten? – Stück für Stück.
Die Chunking-Methode ist, ähnlich wie die Salamit-Taktik, ein Vorgehen, eine große Aufgabe in kleine Bereiche aufzuteilen. Damit erreicht man kleine Teilsiege schneller, die motivieren weiter zu machen und es beugt einer Überlastung, weil der Berg zu hoch erscheint, vor.
Der Single-Task-Fokus ist das Gegenteil von Multitasking. Multitasking ist allgemein wieder aus der Mode, da sich herausstellte, dass es nicht schneller geht, wenn man zu viele verschiedene Dinge zeitgleich im Kopf hat. Viel besser ist es den Single-Task-Fokus mit einem guten Plan zu versehen und sich jeweils auf nur eine Aufgabe zu fokussieren. Aufgaben können dabei klein sein und schnell nacheinander wechseln. Der Fokus sollte aber immer im Jetzt auf der einen Aufgabe liegen. Diese Methode bedarf eines guten Arbeitsplans, weil sich sonst andere Aufgaben einmischen: „muss ich dran denken“.
Wie der Titel schon sagt soll mit dieser Methode die Aufgabe identifiziert werden, die für den Moment/ den Tag am wichtigsten ist und damit die höchste Dinglichkeit hat. Diese Aufgabe sollte als erstes angegangen oder zumindest eingeplant werden für den Tag.
Zur Identifikation der wichtigsten Aufgaben können weitere Methoden, wie z. B. die Eisenhower-Matrix, helfen.
Wichtige Aufgaben haben oftmals einen Endtermin (z.B. Abgabefristen oder Rechnungen bezahlen), die im Blick behalten werden müssen. So kann eine Aufgabe wichtig, aber noch nicht dringlich sein, weil der Endtermin erst in einer Woche ist. Die Aufgabe sollte aber trotzdem rechtzeitig zur Bearbeitung geplant sein.
Getings things done oder zu Deutsch „Aufgaben erledigen“ beschreibt die Abarbeitung von Aufgaben mit Hilfe einer To-Do-Liste. Die Aufgaben werden auf der Liste nach Priorität und nach Themen sortiert.
Die To-Do-Liste sollte am Abend aktualisiert bzw. für den nächsten Tag vorbereitet werden, so dass man morgens direkt starten kann.
Die To-Do-Liste lässt sich daher gut mit anderen Methoden kombinieren. Sie kann Zeiteinheiten (Timeboxing) enthalten, die zur Bearbeitung antreiben und die Zeit nicht vertrödelt. Sie enthält die Dringlichkeit von Aufgaben, damit man nichts übersieht. Eine To-Do-Liste könnte demnach wie ein „Stundenplan für den Tag“ aussehen. Ebenso hilft sie, dass auch unwichtigere bzw. nicht dringliche Aufgaben nicht vergessen werden. Treten neue Aufgaben auf, werden sie auf die Liste aufgenommen. Erledigte Aufgaben werden gestrichen. Damit hat man direkt eine Kontrolle, was erledigt ist. Das Durchstreichen motiviert zudem, weitere Aufgaben zu erledigen, um sie ebenfalls streichen zu dürfen. Eine erste Aufgabe der To-Do-Liste darf daher auch das Anlegen der Liste sein.
Das Abarbeiten einer To-Do-Liste kann für Tage, Wochen, Monate oder sogar Jahre andauern. Letzteres bezeichnet man dann als Bucket-List. Das abarbeiten der Liste ist eine Kontrolle der persönlichen Leistung, wobei eine Bucket-List auch Dinge enthalten kann, die man im Leben mal gerne machen möchte, wie z.B. Urlaube.
Ebenso kann eine To-Do-Liste gleich eine Belohnung für eine erledigte Aufgabe beinhalten. Dies kann zu Beginn direkt bei der Aufgabe mitnotiert werden und die Motivation aufrechterhalten.
Eine „Not-to-do-Liste“ ist keine Abarbeitungsliste oder ein Planungstool, sondern vielmehr eine Liste von Dingen, die man nicht machen sollte, während man eine Aufgabe erledigt. Sie hilft den Fokus nicht zu verlieren und Zeitfresser zu vermeiden. Solche Listen helfen sich Aktivitäten bewusst zu machen, die Zeit verbrauchen und die wir oft nicht richtig wahrnehmen. Meist sind es belanglose Aktivitäten ohne Mehrwert.
Beispiele sind oft digital, häufig mit dem Smartphone verbunden: Nur mal schnell den Status hier gucken, da eine Push-Nachricht oder einen schnellen Post dort. Auf Video-Diensten nur schnell ein „Short“ geguckt und noch eins und, oh, das noch – schnell kann dabei eine halbe Stunde rum sein. Zeit, die an einer anderen Stelle dann fehlt.
Sind die wichtigen und dringlichen Aufgaben erledigt, darf man natürlich auch Freizeit haben und sich solchen Aktivitäten widmen. Sie können auch fest im Zeitplan eingeplant werden. Sie sollen sich nur nicht in eine Aufgabe einmischen und den Fokus verdrängen.
Eine Methode zu Arbeitsplanung ist die Eisenhower-Matrix. Diese Matrix hilft Aufgaben zu priorisieren (was muss ich am dringendsten erledigen?). Die Eisenhower-Matrix ist ein x,y-Diagramm (wem das zu kompliziert ist, kann es googlen. Achtung: hierbei kann die Auftragung von der Beschreibung hier abweichen!). Dabei ist links auf der x-Achse der Bereich „unwichtig“ und rechts auf der x-Achse der Bereich „wichtig“. Auf der y-Achse ist unten der Bereich „nicht dringend“ und oben der Bereich „dringend“. Daraus ergeben sich vier Bereiche in diesem Diagramm:
(1) Bei einem hoher x-Wert (rechts = wichtig) und einem hohem y-Wert (oben = dringend) sind Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Diese Aufgaben haben die höchste Priorität und müssen sofort erledigt werden.
(2) Bei einem hohem x-Werte (rechts = wichtig) aber niedrigem y-Wert (unten = nicht dringend) sind Aufgaben, die dringend, aber nicht ganz so wichtig. Sie erhalten die zweithöchste Priorität gleich nach den ganz wichtigen und ganz dringenden Aufgaben. Aufgaben, die gerade noch nicht ganz dringend sind, aber ein Zieldatum (z. B. einen Abgabetermin haben), können sich im Laufe von Tagen oder Wochen (je nach Zeitspanne der Planung) zu dringenden Aufgaben werden. Sie müssen daher unbedingt terminiert werden, so dass sie zeitnah auch erledigt werden können.
(3) Bei einem hohen y-Wert (oben = dringend) aber einem niedrigem x-Wert (links = unwichtig) liegen Aufgaben mit der dritthöchsten Priorität. Hierbei kann man, falls möglich, auch überlegen, ob man diese Aufgabe an andere delegieren (abgeben) kann.
(4) Bei einem niedrigen y-Wert (unten = nicht dringend) und einem niedrigen x-Wert (links = unwichtig) liegen Aufgaben ohne Priorisierung. Bei diesen kann man sich als erstes die Frage stellen: müssen sie überhaupt gemacht werden? Ist es eine Zusatzleistung, die zwar nett ist, aber nichts einbringt? Oder aber ist es eine Aufgabe, deren Zieltermin noch weit in der Zukunft liegt? Dann sollte diese Aufgabe zumindest terminiert werden, da sie irgendwann in den Bereich „dringend“ weiterrücken wird und damit zu einer Prio2 Aufgabe wird.
Bei allen Aufgaben ist zu beachten, dass sich die Einteilungen ändern können. Die Verwendung von Klebezetteln oder Magnetkärtchen, auf denen die Aufgabe, der Zieltermin, das Leistungsziel und der Nutzen stehen, bieten sich hierfür an, denn sie können beliebig in der Matrix verschoben werden. Insbesondere dann, wenn sich Zieltermine ändern, oder andere dringendere Aufgaben dazwischen kommen. Diese Matrix hilft einen Überblick über alle anstehende Themen zu gewinnen und eine Abfolge der Abarbeitung zu organisieren.
Das ABC-Prinzip funktioniert ähnlich wie die Eisenhower-Matrix, unterscheidet jedoch nur 3 Gruppen nach ihrer Priorisierung:
A = wichtige und dringende Aufgaben. Die Abarbeitung sollte direkt erfolgen. Ca. 70% der Arbeitszeit sollte auf Kategorie A Aufgaben verwendet werden. Falls mehrere Aufgaben in der Kategorie A landen, sollten sie nochmal untergliedert und gegeneinander priorisiert werden, damit ein klarer Plan entsteht. Aufgaben in Kategorie A sind nicht an andere übertragbar. Sie sind dringlich und bieten den größten Nutzen.
B = wichtige aber weniger dringende Aufgaben. Für Aufgaben in der Kategorie B sollte immer ein Zieltermin festgelegt werden. Sie werden bearbeitet, wenn die Aufgaben aus dem Bereich A erledigt sind. Es sollten ca. 20% der Arbeitszeit für Kategorie B-Aufgaben eingeplant werden.
C = weniger wichtige und weniger dringende Aufgaben. Diese Aufgaben können beispielsweise auch an andere delegiert werden. Ca. 10% der Arbeitszeit sollte auf diese Kategorie aufgewendet werden.
Dieses Prinzip gibt eine tägliche Mischung der zu erledigenden Aufgaben mit einer guten Priorisierung vor. Die Kategorien sollen aber nicht um D, E,… erweitert werden. Damit zwingt man sich in ein System, das jedoch eine gute Struktur und damit einen Zeitplan vorgibt.
Timertacking oder Timekeeping besagt, dass man seine eigene Zeit im Auge behält. Aufgaben werden nach Zeitvorgaben geplant und diese sollen auch eingehalten werden. Das erfordert zu Beginn etwas Übung, da man Einschätzen muss, wie lange eine Aufgabe dauert. Daher sind gerade zu Beginn auch Anpassungen nötigt. Die geplanten Zeitfenster sollen dann eingehalten werden.
Oftmals wird die benötigte Zeit unterschätzt, was in Hektik ausbrechen lässt. Die Kenntnis über die tatsächliche Zeit hilft Stress zu vermeiden und resultiert in einem guten Plan. Auch hier lassen sich Aufgaben in Teilschritte aufsplitten.
SLOBBI steht für Slow but better working people. Die Methode besagt, dass in der Ruhe die Kraft liegt. Arbeiten sollen lieber langsam und fokussiert erledigt werden. Das beugt Hektik und Flüchtigkeitsfehlern vor, die dann nochmal korrigiert werden müssen. Durch eine etwas langsamere Bearbeitung werden Fehler vermieden und die Arbeit erhält mehr Sorgfalt. Korrekturphasen entfallen und im Endeffekt wird damit Zeit gespart.
Ebenso sagt diese Methode, dass man sich auch im größten Stress Pausen gönnen sollte, um danach frisch weiterarbeiten zu können.
Braindump ist weniger eine Planungsmethode als eine Vermeidungsmethode, ähnlich wie die „Not-to-do-Listen“.
Gerade bei Überforderung, Hektik oder zu vielen Aufgaben und Themen, die bewältigt werden müssen, kann es uns schwer fallen den Fokus zu behalten. Viele Gedanken kommen und blockieren die eigentliche Arbeit. Der Kopf ist nicht frei. Hier hilft die Methode des Braindump („Gedanken-Müllhalde“). Alle Gedanken, Aufgaben, negative Erinnerungen, alles was uns blockiert und nicht zur erledigenden Aufgabe gehört, wird auf ein Blatt aufgeschrieben, als Stichwort. Einfach drauf, egal wo und wie. Damit bekommt man den Kopf frei. Dem Gedanken wurden wenige Sekunden gewidmet. Er ist festgehalten und wird folglich nicht mehr vergessen. D.h. auch, er das nun aus dem Kopf raus.
Viele Gedanken wollen gedacht werden und wollen Aufmerksamkeit. Diese können sie bekommen, nur nicht jetzt. Gerade negative Gedanken können Energie rauben. Auch sie dürfen aufgeschrieben werden und sind damit festgehalten. Sie erhalten für den Moment nur keinen Fokus. Das ist vergleichbar wie eine Achtsamkeitsübung, bei der Gedanken kommen und wieder gehen dürfen.
Mit einer Reflexion kann später am Tag der Braindump angegangen werden. Negative Gedanken können entkräftet und in positive Energie umgewandelt werden.
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