Zeitmanagement – 3 – Innere Einstellung

Bei Stress rennt die Zeit oft, sie verschwindet einfach, der Tag ist schneller rum, als man möchte. In unangenehmen oder langweiligen Situationen scheint die Zeit hingegen zu stehen. Um die eigene Zeit sinnvoll nutzen zu können, sollte man daher auch auf die eigene Wahrnehmung der Zeit achten. Man sollte mit sich, der Zeit und den Aufgaben in Balance kommen.

Um das System „Zeitmanagement“ sinnvoll und richtig anwenden zu können, bedarf es der richtigen inneren Einstellung oder Mindset. Zeitmanagement bedeutet proaktiv zu sein, etwas zu wollen und dafür auch die eigene Komfortzone zu verlassen. Denn jeder ist für seinen eigenen Erfolg selbst verantwortlich. Du bist selbst für dein Leben und deine Leistungen verantwortlich und hast Einfluss darauf. Es bringt nichts, sich auf Dinge zu fokussieren, die nicht änderbar sind. Ebenso sollte man für die vielen kleinen alltäglichen Dinge dankbar sein.

Häufig erledigen wir viele kleine Aktivitäten über den Tag, die nicht effizient oder zielführend sind und damit Zeit vergeuden. Zeitmanagement heißt nicht, ständig beschäftigt zu sein, sondern Aufgaben effizient zu erledigen und damit mehr Freizeit zu gewinnen bzw. weniger Stress zu haben. Hierzu zählt auch Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu beurteilen und entsprechende Prioritäten festzulegen: Welche Ziele sind einem persönlich wichtig? Welche haben einen individuell hohen Wert? Werte und Ziele geben uns sinnvolle und erfüllende Aufgaben. Sie bringen Lebensziele und Lebenszwecke mit sich und können das Leben lebenswert machen. Damit können wir unsere Leistungen auf wertvolle Ziele ausrichten und erhalten nach deren Erledigung ein positives Gefühl.

Zu erledigende Aufgaben können auch Pflichten mit sich bringen, ebenso Verantwortung. Wenn diese Pflichten zu unseren eigenen Werten und Prioritäten passen, erledigen wir sie meist schnell und gerne. Auch entsprechende Pflichtaufgaben sollten im Zeitmanagement berücksichtig und eingeplant werden.

Beim Zeitmanagement geht es neben einer guten Planung um Effizient und Effektivität. Effizienz bedeutet „Dinge richtig tun“ während Effektivität bedeutet „die richtigen Dinge tun“. Unter Effizienz fällt daher eine gute Planung mit Zeiteinteilung ohne Ablenkung. Unter Effektivität fällt eine gute Priorisierung. Damit ist eine gute Produktivität möglich, indem der Tag sinnvoll eingeteilt wird. Mit wenig Input (Was stecke ich an Zeit und Energie rein?) sollte ein größtmöglicher Output (was bekomme ich raus?/ Ergebnis) sichergestellt werden.

Besonders hilfreich ist es, wenn Abarbeitungspläne im Voraus erstellt werden und nicht erst, wenn eine Arbeit erledigt wird. Pläne können auch für mehrere Tage erstellt werden, müssen dann jedoch täglich aktualisiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass man nicht im Planen und Analysieren feststeckt, sondern auch ins Tun kommt und dann dranbleibt. Aufgaben, die einem besonders schwierig fallen, sollten dann eingeplant werden, wenn man am agilsten und leistungsfähigsten ist und es die Rahmenbedingungen zulassen (z. B. Einkaufen während der Öffnungszeiten). Bei allen Aufgaben, die es zu erledigen, oder Wünsche, die es zu erreichen gilt, sollte man mit den Zielen und der Abarbeitung immer realistisch bleiben.

Bei der Bearbeitung der Aufgaben sollte darauf geachtet werden, dass Fokus und Konzentration beibehalten werden. Ablenkung ist zu vermeiden, insbesondere durch digitale Medien, die schnell unsere Aufmerksamkeit auf sich lenken können. Ablenkungen sollten erkannt und beseitigt werden. Tritt eine negative Denkweise auf, sollte man dieser entgegentreten. Ebenso sollte beim Abarbeiten Langeweile und Müdigkeit vermieden werden. Wenn man seine Aufgaben und Arbeiten engagiert angeht, kann dies ein besonders positives Gefühl machen. Neben der fokussierten Arbeit sind Pausen wichtig. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Pausen auch aktiv sind d.h. nicht, dass man in Bewegung bleiben soll, sondern sich nicht mit anderen Dingen beschäftigt, die Ablenken können oder mit dem Kopf in der Arbeit bleibt. Hilfreich kann z.B. eine kurze Meditation oder Achtsamkeitsübung sein. Kommen dabei Gedanken zur Arbeit so sollte man diese Zulassen und dann zur Seite legen, sie dürfen nach der Pause wieder dran kommen. Während einer genügend langen Pause sollte man zur inneren Ruhe kommen. Neben kurzen Pausen zwischen Arbeitsblöcken sind auch längere Pausen bzw. Feierabende wichtige, die dazu genutzt werden können um abzuschalten. Dabei kann z.B. ein Buch gelesen werden, das auf andere Gedanken bringt, soziale Kontakte gepflegt werden, etc.

Es gibt viele Konzentrationskiller und Ablenkungen, die eine gezielte Abarbeitung und unseren Fokus hindern können oder unsere Tätigkeit unterbrechen. Diese gilt es allgemein zu vermeiden:

- Fernsehen/ Internet/ Video-Plattformen: am besten ausschalten

- soziale Medien: Likes zu bekommen löst bei uns ein Glücksgefühl aus und kann „süchtig“ machen. Daher verbringen wir oftmals viele Stunden auf sozialen Medien, kontrollieren unsere Posts, etc. Soziale Medien erinnern uns mit Push-Nachrichten und Signaltöne regelmäßig an sich selbst und treiben damit die „Sucht“ voran. Soziale Medien können daher sehr schnell und stark ablenken. Am besten ist diese zweitweise abzuschalten während man konzentriert arbeiten will.

- Handy-Benachrichtigungen und Spiele: am besten das Handy ausschalten

- E-Mails/ Nachrichten/ Tweeds: wenn gerade keine E-Mails bearbeitet werden sollen, kann es hilfreich sein, diese zu schließen und erst später wieder aufzurufen. Gleiches gilt für Nachrichten und Tweeds.

- Langeweile

- Stress

- Müdigkeit

- Hunger/ ungesundes Essen: auf ausreichende und gesunde Ernährung achten

- schlechte Luft: regelmäßig lüften

Neben den Konzentrationskillern und der Ablenkung haben wir häufig viele Zeitfresser im Alltag, die uns erst nach genauerem Hinsehen bewusst werden. Zeitfresser sind Aktivitäten oder Ereignisse, die viel Zeit in Anspruch nehmen, die jedoch keinen oder nur wenig Nutzen haben, bzw. der Nutzen nicht in einer guten Relation zur aufgewendeten Zeit steht:

- Smartphone

- E-Mails

- soziale Medien

- ständiges Erreichbar sein und Reagieren

- Multitasking statt Fokussieren

- Perfektionismus

- Termine verschieben/ ausfallen lassen

- Anrufe/ unangekündigte Besuche

- planloses Arbeiten ohne Prioritäten

- Fernsehen/ Streaming

- Klatsch und Tratsch

- keine Hilfe annehmen

- Unordnung

- Helfersyndrom: sich durch andere gut fühlen und nicht zu den eigenen Aufgaben kommen

Eine weitere Zeitfresser-Falle sind eigene Fehler. Oftmals neigen wir dazu die eigenen Fehler lange zu hinterfragen und zu zerdenken. Auch das ist nicht zielführend. Fehler sollten reflektiert werden, damit sie nicht wiederholt werden. Aber dass der Fehler auftrat, sollte akzeptiert werden. D.h. nicht, dass man das Resultat mögen muss, sondern, dass man damit abschließt. Ebenso ist es wichtig an sich selbst zu glauben, auch wenn Fehler auftraten. Wegen Fehlern sollte man keinen Stress aufkommen lassen, sondern nur darauf achten, dass es von außen besser wird. Perfektionismus ist oftmals nicht zielführend und hindert nur. Daher sollte er im Allgemeinen vermieden werden.

Oftmals klappt die Abarbeitung einer Aufgabe nicht auf Anhieb. Daher ist auch Geduld sehr wichtig. Wenn etwas nicht klappt, darf man nicht direkt daran verzweifeln, sondern muss den Mut und die Kraft haben, die Aufgabe zu wiederholen. Ebenso sollte man Fehler oder ein Scheitern nicht zu persönlich nehmen. Das raubt nur die Kraft um es neu zu versuchen. Hat man eine Aufgabe erfolgreich erfüllt, sollte man wiederum Stolz auf die eigene Leistung sein.

Zeitmanagement soll helfen Stress zu vermeiden. Dazu müssen Stressfaktoren wahrgenommen und abgebaut werden. Stressige Situationen klein zu reden oder wegzuschieben ist nicht sinnvoll. Gegen Stress ist Sport (mind. 2 x 30 min pro Woche) sehr hilfreich. Ziel sollte es sein Stressfaktoren zu senken. Stressverstärker sollten ebenfalls vermieden werden. Oftmals hilft es die eigenen Erwartungen zu hinterfragen. Manchmal muss man Fünfe eben auch gerade sein lassen und Grenzen akzeptieren. Sei mit deiner eigenen Leistung zufrieden, auch wenn sie nicht perfekt ist.

Stressvermeidung beginnt häufig mit der inneren Einstellung. Ebenso muss man sich über Pausen und Erholung bewusst sein und diese aktiv wahrnehmen. Auch wenn es oftmals lästig erscheint, so ist Kommunikation trotzdem sehr wichtig. Über Stress zu sprechen, kann diesen ein Stück abbauen. Ebenso kann es hilfreich sein neue Ansichten und Meinungen zu bekommen, wie man Stress abbauen oder vermeiden kann. Darüber zu sprechen kann den Frust erst mal abbauen. Stress abbauen zu wollen und damit Dinge zu verändern, liegt in der inneren Einstellung etwas ändern zu wollen.

Um andauernden Stress zu vermeiden sind Pausen nötig. So sollte auch bei der Abarbeitung von Aufgaben, sei es Beruf, Hausarbeit oder ähnliches darauf geachtet werden, dass es einen Feuerabend gibt und damit eine Erholungsphase. Ebenso sollte am Wochenende darauf geachtet werden aktiv Pausen zu gestalten und sich zu erholen. Pausen sind wichtig um einer dauerhaften Erschöpfung vorzubeugen. Diese kann zu Leistungseinbrüchen führen und in Depressionen oder Burn Out enden. Gehört man zu einer potentiell gefährdeten Personengruppe, so kann das Grundbedürfnis nach Pausen höher sein.

Manche Menschen arbeiten unter einem leichten Druck besser, jedoch nicht alle. Druck erhöht nicht zwangsläufig die Produktivität, kann aber manchmal den Fokus erhöhen, damit eine Aufgabe fertiggestellt werden kann. Unter Druck kann jedoch auch die Fehlerrate steigen, da keine oder nur wenig Zeit für Kontrollen bleibt. Daher kann unter Druck meist die Qualität leiden.

Oftmals hemmen uns Ängste mit einer Aufgabe zu beginnen. Angst vor dem Scheitern, vorm versagen oder eines schlechten Ergebnisses. Lieber gar nicht erst anfangen als zu merken, dass es nicht die gewünschte Qualität erbringt. Ängste hemmen oder Lähmen daher. Die innere Warnung vor dem Misserfolg kann sehr groß sein. Indem der Angst Raum gegeben wird, kann sie wachsen und man verfällt in negative Gedanken bzw. in einen negativen Strudel. Das negative wird visualisiert und damit angezogen. Die kann letztendlich zur selbsterfüllenden Prophezeiung werden. Daher sollte, wenn Ängste auftreten, diesen mit positiven Argumenten entgegengesetzt werden. Zweifel können beispielsweise aufgeschrieben werden und daneben eine Lösung für den Zweifel. Zur Lösungsfindung darf auch Hilfe in Anspruch genommen werden. Ängste sind meist sehr groß im Kopf. Werden sie notiert, werden sie klein und können bewältigt werden.

Eine gute Work-Life-Balance ist wichtig um ausgeglichen durchs Leben zu gehen. Auch hierbei kann Zeitmanagement helfen, indem es Stressfaktoren minimiert und die Arbeitsabläufe optimiert. Letztendlich soll mehr Zeit für Freizeit und Ausgleiche entstehen. Mit dem vermehrten Aufkommen von Homeoffice, einer stärken beruflichen Erreichbarkeit durch Smartphones und einer immer stärkeren Vernetzung von Beruf und Privatleben stehen wir aktuell einer sich schnell wandelnden Welt, wie sie so vor 20 Jahren noch nicht denkbar war. Daher müssen sich unsere Arbeitsmodelle und auch das Privatleben neu anpassen. Alte Modelle müssen erneuert und neue Systeme eingeführt werden. Im Privatleben und den Pausen geht es auch darum sich „Ich-Zeit“ zu verschaffen. Eine Zeiteinheit, die man nur für sich selbst hat. Das mag im ersten Moment egoistisch erscheinen, jedoch sind solche gezielten Zeiteinheiten sehr gut für das Selbstbefinden und sollten ebenso wie die Arbeit gezielt eingeplant werden, denn sie dienen dazu Kraft zu schöpfen und auch sich auf sich selbst und die eigenen Bedürfnisse zu konzentrieren. Eine gute Work-Life-Balance soll Langzeitstress verhindern und andauernde Belastungen vermeiden, damit auch psychische Krankheiten wie Depressionen oder Burn Out. Eine gute Work-Life-Balance und auch eine „Ich-Zeit“ ist als Prävention vor Überlastung zu sehen.

Oftmals hindern uns schlechte Gewohnheiten daran etwas zu ändern um ausgeglichener oder glücklicher zu sein. So können wir bei der Erledigung von Aufgaben auch immer wieder in einen alten Trott verfallen, obwohl wir vermutlich wissen, dass es nicht gut ist. Schlechte Gewohnheiten können z.B. aus wiederholten, schlechten Erfahrungen (z.B. aus der Kindheit oder einer Beziehung) resultieren. Solche Erfahrungen prägen uns und können anschließend lähmen. Durch eine Reflexion unserer täglichen Aufgaben und deren (Nicht-) Erledigung, lassen sich solche negativen Gewohnheiten finden.

Oftmals wenden wir Routinen an um unsere allgemeinen Bedürfnisse zu bedienen. Bedürfnisse können allgemein nach Maslows Hierarchie der Bedürfnisse untergliedert werden:

- Stufe 1: physiologische Bedürfnisse/ Grundbedürfnisse (Wasser, Essen, Schlaf, Unterkunft,…)

- Stufe 2: Sicherheit (persönlich, finanziell, Ressource, Gesundheit, Besitz). Hier kennt man bereits, dass Gesundheit erst auf Stufe 2 kommt und nicht bereits ein elementares Grundbedürfnis auf Stufe 1 ist.

- Stufe 3: soziale Bedürfnisse (Liebe, Zugehörigkeit, Freundschaft, Familie)

- Stufe 4: Individualbedürfnisse (Selbstbewusstsein, Respekt, Status, Anerkennung, Stärke, Freiheit)

Stufe 1 bis 4 beschreibt sogenannte Defizitbedürfnisse, die negatives Erleben oder negative Situationen ausgleichen sollen. Die 5. Stufe hingegen beschreibt die eigenen Wachstumsbedürfe und das positive Wollen von Zielen.

- Stufe 5: Selbstverwirklichung

Anhand unserer aktuellen Bedürfnisse orientiert sich unser Verhalten. Wenn eine untere Stufe nicht erfüllt ist, wird die darüber liegende Stufe irrelevant. Ist man sich dessen bewusst, kann man gezielt die einzelnen Bedürfnisse reflektieren und das eigene Verhalten hinterfragen. Daraus lassen sich anschließend weitere Ziele ableiten, die man verfolgen kann.

Ziele ableiten und verfolgen fordert oft auch neue Verhaltensweisen. Neue Verhaltensweise bzw. neue Gewohnheiten aufzubauen benötigt Durchhaltevermögen, Disziplin und häufige Wiederholungen um diese neue Gewohnheit im Gehirn und den Abläufen zu verankern. Ebenso sollte man sich immer wieder bewusst machen, welchen positiven Effekt die neue Verhaltensweise mit sich bringen soll. Das Endziel sollte immer vor Augen gehalten werden, das steigert die Motivation dran zu bleiben.

Sei stolz auf das, was du erreicht hast und Dankbar für die vielen kleinen und großen Dinge. Dieses positive Gefühl stimmt optimistisch für die Zukunft. Fokussiere dich auf dich selbst und deine Leistungen und nicht auf die (negativen) Meinungen anderer. Lass dich nicht in negativen Glaubenssätzen bestärken, sondern achte auf das Positive. Negative Glaubenssätze können Angst schüren und lähmen, an der Bewältigung von Aufgaben hindern. Konzentriere dich daher lieber auf dich, auf positive Aussagen und auf Menschen, die dir gut tun.