Zeitmanagement – 2 – Vorgehen

Zeitmanagement ist ein Selbstmanagement, d.h. es benötigt auch Selbstdisziplin und die Konsequenz es umzusetzen. Zur Anwendung des Zeitmanagements muss man bereit sein etwas Neues zu tun und zu erlernen. Wir müssen negative Gewohnheiten ablegen. Gewohnheiten, die wir teilweise nicht bewusst wahrnehmen. Häufige negative Auslöser können Langeweile oder Stress sein. Hier benötigt man unbedingt gute bzw. positive Ersatzhandlungen. Es benötigt eine Veränderung in der täglichen (nicht optimalen) Routine um etwas Neues und Frisches zu erleben.

Ebenso sollte die Selbstkritik abgelegt werden: „ich kann nichts“ oder „das bringt doch alles nichts“. Dies führt häufig in eine selbstausgelöste Hilflosigkeit und damit in Stagnation. Stagnation oder „stehen bleiben“ ist das Gegenteil von Produktivität, dem „Tun“. Übertriebene Selbstkritik kann also unsere Produktivität lähmen. Natürlich gelingt nicht immer gleich alles. Jeder hat mal schlechte Tage. Sinnvoller ist es schlechte Tage daher abzuhaken und die Vergangenheit ruhen zu lassen. Jedoch kann man daraus durch Reflektion lernen. Was hat nicht geklappt, warum hat es nicht geklappt? Mit diesem Wissen kann man dann in den nächsten Tag neu starten.

Prokrastination („Aufschieberitis“) ist ein großer feind der sinnvollen Produktivität. Es sind Ersatzhandlungen, die uns vorgaukeln etwas zu tun. Nur dieses Tun ist zu diesem Zeitpunkt nicht sinnvoll. Die Deadline rückt näher, die Wohnung ist vielleicht geputzt, aber die für die Hausarbeit sind noch keine 2 Zeilen geschrieben. Wir beruhigen unser schlechtes Gewissen damit, dass die Wohnung doch nun sauber ist, aber der eigentlichen Arbeit, die die uns so viel Stress und Sorgen macht, hat es nicht geholfen. Im Gegenteil, wir haben Zeit vertrödelt, die uns für die Hausarbeit nun dringend fehlt. Unsere Zeit war nicht sinnvoll genutzt. Jetzt könnte man noch in Selbstvorwürfe verfallen und in eine Abwärtsspirale rutschen, die uns zusätzlich lähmt. Am Ende lassen wir die Deadline verstreichen und liefern die Hausarbeit nicht ab, mit allen negativen Konsequenzen. Was wiederum zu noch mehr Stress führt, zu Selbsthass und die Abwärtsspirale antreibt.

Die Prokrastination zu erkennen und diese Anzugehen ist daher besonders wichtig. Man muss aktiv gegen die Lähmung der Willenskraft angehen. Auch wenn man das Gefühl hat keine Kraft oder Motivation zu haben. Diese Gefühle sind in diesem Moment da und daher oftmals stärker das gute Gefühl, das erst kommt, wenn die Aufgabe erledigt ist. Es liegt in der Zukunft, einer evtl. unsicheren Zukunft und ist daher nicht gut greifbar. Die Aufgabe erscheint dadurch vielleicht sogar nicht lohnenswert, weil man nicht an den Erfolg glaubt. Daher ist es gut, sich auf jeden Fall nach der (sinnvollen) Erledigung eine Belohnung zu setzen, ob der Erfolg eintritt der nicht. So hat man trotzdem in jedem Fall etwas Positives, auf das man sich freuen kann.

Neben der Prokrastination kann auch das Nichtstun in Selbsthass oder einem emotionalen Gefängnis enden. Die Erledigung von Aufgaben wird als frustrierend oder schwierig empfunden, sie macht keine Freude und wird zur Last. Das kann bis hin zu einem selbstzerstörerischen Verhalten führen, wenn man sich selbst, die Wohnung, Freundschaften, etc. vernachlässigt. Vermutlich kommen Gedanken auf wie Hoffnungslosigkeit, Hilflosigkeit, negative Übertreibung, ein negatives Selbstbild, sich selbst als Versager fühlen, Unzufriedenheit, Ineffizient oder übertriebener Perfektionismus, der nicht erreicht werden kann, Angst vor dem Scheitern oder Übergeneralisieren, Angst vor Kritik, sich selbst unter Druck setzen (ich muss das tun, ich muss das können), permanente Schuldgefühle durch Nichtstun oder Misserfolge, Frustration oder niedrige Toleranzschwelle.

Um aus dem Nichtstun zu starten, müssen die negativen Gedanken gestoppt werden. Das schafft nicht nur die Voraussetzung mit der Arbeit zu beginnen und aus dem Nichtstun heraus zu kommen, sondern ist auch ein Teil der Selbstfürsorge: Bewegung, Körperpflege, gesundes Essen, sich in sich selbst wohlfühlen, genügend Schlaf. Unser tägliches Tun prägt unser Leben.

Mehr Zeit in eine Aufgabe zu investieren, bringt nicht zwangsläufig ein besseres Ergebnis. Vielmehr dehnt sich die Bearbeitungszeit einfach nur aus, ob sie notwendig ist oder nicht. Oftmals sind längere Bearbeitungszeiträume eine Ausrede für Perfektionismus oder um ein Projekt nicht abschließen zu müssen. Jedoch wird das Projekt damit nie fertig, vergeudet man Zeit und Energie. Diese Bearbeitung ist dann nicht mehr produktiv. Als Produktivität wird die Bearbeitung von Aufgaben angesehen, die uns weiterbringen. Es geht daher auch nicht darum, einfach Aufgaben auf eine Liste zu schreiben und diese abzuhaken, nur damit etwas als erledigt da steht, solange diese Bearbeitung keinen Nutzen hat.

Um eine Aufgabe zu erledigen, muss diese mit einem Ziel definiert werden. Der Weg und das Ziel müssen klar sein, damit die Aufgabe bewältigt werden kann. Nur wenn die Aufgabe klar und erfüllbar ist, können wir in ein gezieltes Handeln kommen. Ziele und Aufgaben können dabei ganz unterschiedlich sein: z.B. Wäsche waschen, das Schlafzimmer aufräumen oder die Präsentation fertig zu bekommen, aber auch z.B. Zeit mit dem Haustier verbringen. Ohne ein Ziel sind wir orientierungslos. D.h. man kann auch viel Zeit damit verbringen etwas zu tun, bildlich gesprochen im Kreis laufen, ohne dabei aber ein Ziel zu erreichen. Wir vergeuden Zeit und Energie ohne ein positives Erlebnis zu haben. Das kann ebenfalls frustrieren. Es geht also nicht darum möglichst viel zu tun oder immer in Bewegung zu sein, sondern zielgerichtet zu agieren. Daher muss ein Ziel so konkret wie möglich benannt werden (was will ich erreichen?). Es muss ebenfalls erreichbar sein, sonst schwindet die Motivation. Genauso klar muss der Weg dahin ausgearbeitet werden, der auch aus verschiedenen Unterpunkten bestehen kann (wie komme ich an mein Ziel?).

Der Weg zum Ziel, auch bei kleinen Zielen, kann meist unterteilt werden. Am besten ist es sich alle Teilschritt zu notieren, so dass man sie im Blick behält und auch durchstreichen kann, wenn sie erledigt sind. Das zeigt wiederum, was schon alles geschafft wurde und jedes noch so kleine Teilziel ist ein Erfolg. So kann die Aufgabe „Wäsche waschen“ (Ziel) untereilt werden in (1) Wäsche einsammeln, (2) Wäsche sortieren, (3) Wäsche und Waschpulver in Waschmaschine füllen, (4) Waschmaschine einschalten, (5) Wäsche in Trockner, (6) Wäsche zusammenlegen und (7) Wäsche wegräumen. Für den Weg ist beim Notieren ein roter Faden wichtig, dass die Handlungen sinnvoll aufeinander folgen. Ebenso darf man dabei nicht vom Weg abkommen, in andere Handlungen oder Ablenkungen verfallen. Man sollte für Ablenkung keine Ausreden erfinden. Jeder ist für seine eigenen Handlungen verantwortlich. Daher ist es besser, selbst wenn eine Ablenkung eingetreten ist, nach Lösungen zu suchen, statt nach Ausflüchten, Begründungen oder Schuldzuweisungen.

Aufgaben und ihre Unterpunkte sollten sinn voll koordiniert und auch priorisiert werden. Z.B. kann das Anschalten der Waschmaschine schon morgens getan werden. Sie wäscht alleine, braucht aber einige Zeit, weshalb es abends vielleicht zu spät werden kann. Dann können Ausreden eintreten wie „jetzt ist es eh schon so spät, das lohnt jetzt nicht mehr.“ Es ist daher sinnvoll die Abarbeitungsreihenfolge mit dem größten Effekt zu finden. Eine Priorisierung kann aber nicht nur nach Zeiteinheiten erfolgen, sondern z.B. auch nach Dringlichkeit oder Wichtigkeit. Strukturen sind als auch im Zeitmanagement wichtig. Jedoch müssen diese Strukturen nicht fest sein, sondern sie sind flexibel und anpassbar. Auch neue Systeme müssen sich einspielen, müssen dazu vielleicht nochmal angepasst werden, bis sie eine Produktivitätssteigerung zeigen. Es sind so zu sagen Startinvestitionen in ein neues System, um sich daran zu gewöhnen.

Anspruchsvolle Ziele sind herausfordernder und der Belohnungsimpuls ist größer. Sie sind aber auch schwieriger zu erreichen. Um nicht aufzugeben benötigt es daher eine gewisse Selbstverpflichtung oder Engagement zum Erreichen des Ziels. Hierbei kann man sich immer wieder fragen: wie sehr will ich dieses Ziel? Ebenso muss man sich selbst ehrlich gegenüber offen sein für Feedback. Habe ich das Ziel wirklich erreicht oder habe ich vielleicht auch geschummelt? Vielleicht müssen auch Maßnahmen ergriffen werden, um das Ziel im vorgegebenen Zeitplan noch zu erreichen.

Ziele zu haben, kann motivieren in Aktion zu treten, ins Tun zu kommen. Daher ist es oft gut mit kleinen Zielen zu beginnen, die leicht erreichbar sind. Erste kleine Erfolge können motivieren weiter zu machen. Erfolge fördern die Selbstmotivation.